Correo electrónico eficiente


Revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia es una pérdida significativa de productividad. El correo electrónico por su propia naturaleza no suele ser urgente a menos que sea todo su trabajo, como responder correos electrónicos de atención al cliente. Aquí hay algunos consejos para evitar que el correo electrónico te quite una gran parte de tu día.

 

1. Decida de antemano exactamente cuándo consultará el correo electrónico.

 

No revises el correo electrónico al azar. Puede perder fácilmente 30-60 minutos por día revisando el correo electrónico con demasiada frecuencia. En la mayoría de los casos, debería revisar bien su correo electrónico 3 veces al día como máximo. Normalmente reviso el mío por la mañana, durante el almuerzo y al final de la jornada laboral. Y eso solo si estoy involucrado en comunicaciones activas de bucle abierto. Si no tengo ningún bucle abierto activo, por lo general revisaré el correo electrónico una o dos veces al día. Maneje su correo electrónico en lotes para aumentar su eficiencia.

 

Experimente con qué frecuencia realmente necesita consultar el correo electrónico. Tenga en cuenta que está pagando un precio de productividad cuanto más lo revise. La curiosidad no es una razón suficiente para consultar el correo electrónico. Tenga una razón comercial legítima para consultar el correo electrónico con tanta frecuencia como usted. Vea con qué frecuencia puede empujarlo sin causar problemas. Para muchas personas, una vez al día o incluso una vez cada dos días funcionará bien.

 

Una vez que revises el correo electrónico por la mañana, prométete que no volverás a revisarlo hasta el final del día y establece una hora específica. Revisaré mi correo electrónico dos veces hoy, así que no volveré a revisarlo hasta después de las 6:00 p.m. Si es antes de ese momento, no me permitiré verificarlo.

 

Si se vuelve adicto a revisar su correo electrónico con demasiada frecuencia, puede ayudar a romper el hábito haciendo que sea más difícil ejecutar su programa de correo electrónico. Elimine el icono del programa de su escritorio y su barra de inicio rápido, por lo que debe buscarlo en el menú Inicio. O inicie Explorer y navegue para encontrar el icono desde allí. Agregar pasos adicionales puede ayudar a romper el patrón de comprobación de impulsos. Y si eso todavía no funciona, configure su correo electrónico en una PC separada como una computadora portátil que debe arrancar cada vez que quiera revisar el correo electrónico.

 

2. Use el correo electrónico solo para comunicación no urgente.

 

No convierta el correo electrónico en una herramienta de comunicación urgente. No está diseñado para eso. Si el tiempo es esencial, entonces levante el teléfono.

 

Si otras personas lo presionan para que revise su correo electrónico con más frecuencia que una o dos veces al día, como las personas que se frustran si no reciben una respuesta de usted dentro de una o dos horas, entonces debe retroceder. Hágales saber a esas personas que nunca deben usar el correo electrónico para comunicarse realmente con urgencia con usted; si necesitan una respuesta rápida, deben levantar el teléfono o visitarlo en persona (si ambos están ubicados conjuntamente).

 

3. Desactive la comprobación de correo electrónico al iniciar el programa.

 

No configure su programa de correo electrónico para verificar automáticamente el correo electrónico cada vez que inicie el programa. Desea poder enviar un correo electrónico en cualquier momento durante el día sin consultar automáticamente el correo electrónico también. Es posible que a menudo necesite enviar correos electrónicos durante el día como parte de varias tareas, pero no es necesario que revise el correo electrónico en esos momentos. Revise el correo electrónico solo cuando exista un motivo legítimo para hacerlo.

 

4. Registre su uso de correo electrónico.

 

Cree un registro de correo electrónico y registre con qué frecuencia revisa el correo electrónico. Puedes hacer esto con una hoja de papel. Simplemente registre las horas de inicio y finalización cada vez que ejecute su programa de correo electrónico. Hágalo durante aproximadamente una semana y vea cuánto tiempo dedica al correo electrónico. ¿Vale la pena? Si está revisando su correo electrónico más de 20 veces por semana sin una razón legítima, está perdiendo demasiado tiempo. Intenta darte una cuota diaria o semanal de verificación de correo electrónico, y una vez que la alcances, ya no podrás revisar tu correo electrónico hasta el siguiente día / semana cuando se restablezca tu cuota. Ofrézcase una recompensa como ir a ver una película o salir a cenar la primera semana que ingresa bajo la cuota.

 

El correo electrónico es una poderosa herramienta de comunicación comercial y personal, pero se abusa fácilmente. ¿Por qué? Porque es muy fácil. Verificar y responder correos electrónicos es algo que sabe que puede hacer, por lo que proporciona una sensación inmediata de logro. Pero es una victoria hueca, y si pasas tus días revisando y respondiendo magistralmente el correo electrónico, no irás a ninguna parte y excluirás esas acciones que realmente podrían avanzar.

 

Reemplace el abuso de correo electrónico frívolo con intención intencional. Úselo para mejorar su productividad en lugar de destruirlo. Examina conscientemente la forma en que usas el correo electrónico, decide qué papel legítimo jugará en tu vida y establece límites para hacer cumplir ese papel.



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