Hazlo ahora


Cuando fui a la universidad hace muchos años, decidí desafiarme a mí mismo estableciendo una meta para ver si podía graduarme en solo tres semestres, tomando las mismas clases que las personas normalmente tomarían en un período de cuatro años. Este artículo explica en detalle todas las técnicas de gestión del tiempo que utilicé para lograr esto con éxito.

 

Para lograr este objetivo, determiné que tendría que tomar 30-40 unidades por semestre, cuando el estudiante promedio tomó 12-15 unidades. Se hizo evidente de inmediato que tendría que administrar mi tiempo extremadamente bien si quería lograrlo. Comencé a leer todo lo que pude encontrar sobre gestión del tiempo y poner en práctica lo que aprendí. Logré mi objetivo al graduarme con dos títulos de Bachiller en Ciencias (informática y matemáticas) en solo tres semestres sin asistir a la escuela de verano. Dormía de siete a ocho horas por noche, me ocupaba de mis quehaceres de rutina (ir de compras, cocinar, etc.), tenía una vida social y hacía ejercicio durante 30 minutos todas las mañanas. En mi último semestre, incluso tuve un trabajo a tiempo completo (40 horas a la semana) como programador de juegos y me desempeñé como Vicepresidente del capítulo local de la Asociación de Maquinaria de Computación (ACM) mientras tomaba 37 unidades de informática en su mayoría de nivel superior y cursos de matemática. Mis compañeros de clase sumaban todas las horas que esperaban que tomara cada tarea y concluyeron que mis semanas debieron haber sido de aproximadamente 250 horas. Me gradué con un promedio de calificaciones de 3.9 y también recibí un premio especial otorgado al mejor estudiante de informática cada año. Más tarde, uno de mis profesores me dijo que les fue fácil seleccionar al destinatario del premio una vez que les quedó claro lo que estaba haciendo.

 

No me consideraban un niño superdotado, y esta era la primera vez que hacía algo así. No tenía mentores personales que me ayudaran, no conocía a nadie que hubiera hecho algo así antes, y no recuerdo que una sola persona me haya animado a hacerlo. De hecho, la mayoría de las personas desalentaron mucho la idea cuando les conté al respecto. Esto fue simplemente algo que decidí hacer por mí mismo. Si desea comprender mejor dónde estaba en este momento de mi vida y por qué decidí intentar algo tan loco, puede disfrutar leyendo El significado de la vida: Introducción, que incluye la historia completa y más detalles sobre mi motivación por hacer esto

 

Me costó mucho convencer al presidente del departamento de informática para que aprobara mis unidades adicionales cada semestre, y mis compañeros de clase a menudo asumieron que estaba haciendo trampa o que tenía un gemelo o que estaba mentalmente inestable (me acusan de eso último uno casi todas las semanas, así que tal vez hay algo de verdad en ello). La mayoría de las veces me quedé callado sobre lo que estaba haciendo, pero si alguien me preguntaba cuántas unidades estaba tomando, no lo negaba. Quizás era el único estudiante en la universidad con un horario de clases de dos páginas, por lo que fue fácil demostrar que estaba diciendo la verdad si alguien me presionó, pero rara vez lo hice.

 

No te conté esta historia para impresionarte, sino para hacerte sentir curioso sobre cómo lo hice. Lo logré aplicando conceptos de gestión del tiempo que la mayoría de la gente simplemente no conocía, pero que estaban disponibles en libros y programas de audio en ese momento (1992-93). Los hábitos de gestión del tiempo que aprendí en la universidad me han servido muy bien para construir mi negocio, por lo que quiero compartirlos con usted con la esperanza de que los encuentre igualmente valiosos. Me permitieron ahorrar años de mi educación y al mismo tiempo me dieron alrededor de $ 30,000 para comenzar mi negocio (todos ganados en mi semestre final como programador de juegos, principalmente de regalías). Sin más preámbulos, esto es lo mejor que he aprendido sobre el dominio de la gestión del tiempo:

 

La claridad es clave

El primer paso es saber exactamente lo que quieres. En un estudio de Tae Kwon Do donde solía entrenar, hay un gran cartel en la pared que dice: "Tu objetivo es convertirte en un cinturón negro". Esto ayuda a recordar a cada estudiante por qué está pasando por un entrenamiento tan difícil. Cuando trabajas para ti mismo, es fácil pasar un día entero en tu escritorio y no lograr nada de valor. Esto casi siempre sucede cuando no tienes muy claro qué es lo que estás tratando de hacer. En los momentos en que recupere su conciencia, pregúntese: "¿Qué es exactamente lo que estoy tratando de lograr aquí?" Debe conocer su destino con la mayor claridad posible. Haga sus objetivos específicos y póngalos por escrito. Sus objetivos deben ser tan claros que sería posible que un extraño mirara su situación objetivamente y le diera una respuesta absoluta "sí" o "no" en cuanto a si ha logrado cada objetivo o no. Si no puede definir su destino con precisión, ¿cómo sabrá cuándo llegó?

 

El período clave que he encontrado útil para definir y trabajar en objetivos específicos es noventa días, o la duración de una temporada. En ese período de tiempo, puede hacer cambios dramáticos y medibles si establece objetivos claros como el cristal. Tómese un momento para detenerse y escribir una descripción instantánea de cómo quiere que sea su vida dentro de noventa días. ¿Cuál será su ingreso mensual? ¿Cuánto pesarás? ¿Quiénes serán tus amigos? ¿Dónde vas a estar en tu carrera? ¿Cómo será tu relación? ¿Cómo será su sitio web? Se específico. La claridad absoluta le dará la ventaja que lo mantendrá en curso.

 

Del mismo modo que un avión en piloto automático debe hacer correcciones constantes para mantenerse en curso, periódicamente debe volver a fijar sus objetivos. Vuelva a conectarse con sus objetivos claros y escritos volviéndolos a leer todas las mañanas. Publíquelos en sus paredes, especialmente en sus objetivos financieros. Hace años (a mediados de los 90), recorrí mi apartamento colocando carteles en cada habitación que decían "$ 5,000 / mes". Ese era mi objetivo de ingresos comerciales mensuales en ese momento. Como sabía exactamente lo que quería, logré ese objetivo en unas pocas semanas. Continué estableciendo objetivos de ingresos específicos, incluso en medio de reveses ocasionales, y este proceso me pareció muy efectivo. No fue solo que me ayudó a concentrarme en lo que quería, quizás aún más importante es que me facilitó ignorar aquellas cosas que no estaban en el camino hacia mi objetivo. Por ejemplo, si establece una meta para ganar $ 10,000 / mes, esto puede ayudarlo a dejar de hacer esas cosas que solo le permitirán ganar $ 5000 / mes.

 

Si aún no está en el punto de claridad, entonces haga de ese su primer objetivo. Es una gran pérdida de tiempo pasar por la vida sin tener claro qué es lo que quieres. La mayoría de las personas se revolcan demasiado tiempo en el estado de "No sé qué hacer". Esperan a que una fuerza externa les brinde claridad, sin darse cuenta de que la claridad es de creación propia. El universo te está esperando, no al revés, y seguirá esperando hasta que finalmente te decidas. Esperar claridad es como ser un escultor mirando una pieza de mármol, esperando que la estatua de adentro deseche las piezas innecesarias. No espere a que la claridad se materialice espontáneamente: ¡tome un cincel y póngase a trabajar!

 

Se Flexible

Existe una diferencia clave entre conocer su destino y conocer el camino que tomará para llegar allí. Un avión comercial típico está desviado el 90% del tiempo, pero casi siempre llega a su destino porque sabe exactamente a dónde va y realiza correcciones constantes en el camino. No puede saber el camino exacto hacia su meta de antemano. Creo que el verdadero propósito de la planificación es simplemente para que sigas convencido de que existe un posible camino. Todos hemos escuchado la estadística de que el 80% de las nuevas empresas fracasan en sus primeros cinco años, pero una estadística mucho más interesante es que casi todas las empresas que tuvieron éxito no lo hicieron de la manera original que pretendían. Si observa negocios exitosos que comenzaron con planes de negocios, comúnmente encontrará que sus planes originales fracasaron miserablemente y que solo tuvieron éxito al intentar otra cosa. Se dice que ningún plan de negocios sobrevive al contacto con el mercado. Me gusta generalizar esto para decir que ningún plan sobrevive al contacto con el mundo real.

 

El reconocido autor y consultor comercial Stephen Covey a menudo usa la expresión "integridad en el momento de la elección". Lo que eso significa es que no debes seguir tus planes a ciegas sin una conciencia consciente de tus objetivos. Por ejemplo, supongamos que está siguiendo sus planes muy bien, hasta ahora muy bien, y luego surge una oportunidad imprevista. ¿Se apega a su plan original, perdiendo así la oportunidad, o se detiene y persigue la oportunidad, perdiéndose así? Aquí es donde debe detenerse y volver a conectarse con sus objetivos para decidir cuál es el mejor curso. Ningún plan debe seguirse a ciegas. Tan pronto como obtenga nuevos conocimientos que puedan invalidar el plan, debe ejercer integridad en el momento de la elección. A veces puedes alcanzar tus objetivos más rápido aprovechando los atajos que surgen inesperadamente. En otras ocasiones, debe atenerse a sus planes originales y evitar distracciones menores que lo alejarían más de sus objetivos. Sé estricto en tus objetivos pero flexible en tus planes.

 

Creo que tener un objetivo claro es mucho más importante que tener un plan claro. En la escuela tenía muy claro mi objetivo final: graduarme de la universidad en solo tres semestres, pero mis planes estaban en constante cambio. Todos los días me informaban sobre nuevas tareas, proyectos o pruebas, y tenía que adaptarme a este mar de actividad en constante cambio. Si traté de hacer un plan a largo plazo para cada semestre, habría quedado inutilizado en 24 horas.

 

Usar manejo único

En lugar de utilizar un sistema de organización complejo, me quedé con una lista de tareas pendientes de lápiz y papel muy básica. Mi única herramienta de organización fue un bloc de notas donde escribí todas mis tareas y sus plazos. No me preocupé por hacer una programación anticipada o priorizar. Simplemente escanearía la lista para seleccionar el elemento más urgente que se ajustara al tiempo que tenía disponible. Luego lo completaría y lo tacharía de la lista.

 

Si tuviera un trabajo de 10 horas para escribir, haría todo de una vez en lugar de dividirlo en tareas más pequeñas. Usualmente hacía grandes proyectos los fines de semana. Iba a la biblioteca por la mañana, hacía la investigación necesaria y luego volvía a mi dormitorio y continuaba trabajando hasta que el texto final salía de mi impresora. Si tuviera que tomar un descanso, tomaría un descanso. No importaba qué tan grande se suponía que era el proyecto o cuántas semanas lo permitía el profesor. Una vez que comencé una tarea, me quedaría con ella hasta que estuviera 100% completa y lista para ser entregada.

 

Esta práctica simple me ahorró una cantidad significativa de tiempo. Primero, me permitió concentrarme profundamente en cada tarea y trabajar de manera muy eficiente mientras trabajaba. Se pierde mucho tiempo en el cambio de tareas porque debe volver a cargar el contexto para cada nueva tarea. El manejo único minimiza el tiempo perdido en el cambio de tareas. De hecho, cuando sea posible, agruparía mis tareas dentro de un área temática determinada y luego las haría todas a la vez antes de cambiar de tema. Así que haría toda mi tarea de matemáticas en una fila hasta que todo estuviera terminado. Entonces haría todas mis tareas de programación. Luego haría mi tarea de educación general. De esta manera, pondría mi cerebro en modo matemático, modo programación, modo escritura o modo arte y permanecería en ese modo único el mayor tiempo posible. En segundo lugar, creo que este hábito me ayudó a permanecer relajado y sin estrés porque mi mente no estaba abarrotada de tantas cosas por hacer. Siempre fue solo una cosa a la vez. Podría olvidarme de cualquier cosa que estuviera fuera del contexto actual.

 

El fracaso es tu amigo

La mayoría de las personas parecen tener un miedo innato al fracaso, pero el fracaso es realmente tu mejor amigo. Las personas que triunfan también fracasan mucho porque hacen muchos intentos. El gran jugador de béisbol Babe Ruth mantuvo el récord de jonrón y el récord de ponches al mismo tiempo. Los que tienen más éxitos también tienen la mayoría de los fracasos. No hay nada malo o vergonzoso en fallar. Lo único que lamento es no haber intentado nunca. Así que no tenga miedo de experimentar en sus intentos de aumentar la productividad. A veces, la forma más rápida de averiguar si algo funcionará es saltar y hacerlo. Siempre puedes hacer ajustes en el camino. Es el enfoque de listo para disparar y, sorprendentemente, funciona mucho mejor que el enfoque más común de listo para disparar. La razón es que después de "disparar" una vez, tiene algunos datos reales para ajustar su puntería. Demasiadas personas se estancan en la planificación y el pensamiento y nunca llegan al punto de acción. ¿Cuántas ideas potencialmente geniales has dejado pasar porque te quedaste atascado en el estado de parálisis de análisis (es decir, listo-objetivo-objetivo-objetivo-objetivo-objetivo ...)?

 

Durante la universidad probé muchas ideas locas que pensé que podrían ahorrarme tiempo. Continué leyendo material de gestión del tiempo y aplicando lo que aprendí, pero también ideé algunas ideas originales. La mayoría de mis propias ideas eran fracasos, pero algunas funcionaron. Estaba dispuesto a fallar una y otra vez por la posibilidad de tropezar con algo que me dio un impulso extra.

 

Comprende que el fracaso no es lo opuesto al éxito. El fracaso es una parte esencial del éxito. Una vez que tenga éxito, nadie recordará sus fallas de todos modos. Microsoft no fue el primer negocio de Bill Gates y Paul Allen. ¿Quién recuerda que su negocio original de Traf-o-Data fue un fracaso? El actor Jim Carey fue abucheado en muchos escenarios mientras era un joven comediante. Tenemos bombillas eléctricas porque Thomas Edison se negó a rendirse incluso después de 10,000 experimentos fallidos. Si la palabra "fracaso" es anatema para usted, vuelva a enmarcarla: O tiene éxito o tiene una experiencia de aprendizaje.

 

Dejar ir el miedo al fracaso te servirá bien. Si está emocionado por lograr un objetivo en particular, pero tiene miedo de no poder lograrlo, brinque y hágalo de todos modos. Incluso si fallas en tu intento, aprenderás algo valioso y podrás intentarlo mejor la próxima vez. Si observa a las personas que tienen éxito en los negocios hoy en día, comúnmente verá que muchos de ellos tuvieron una serie de fallas sombrías antes de finalmente encontrar algo que funcionó, incluido yo mismo. Y creo que la mayoría de estas personas estarán de acuerdo en que esas primeras experiencias de fracaso fueron un factor contribuyente esencial en sus éxitos futuros. Mi consejo para cualquier persona que comience un nuevo negocio es comenzar a bombear productos o diseñar servicios y no se preocupe demasiado por si serán afectados. Probablemente no lo serán. Pero aprenderá mucho más haciendo de lo que nunca lo hará al pensar.

 

¡Hazlo ahora!

W. Clement Stone, quien construyó un imperio de seguros por valor de cientos de millones de dólares, haría que todos sus empleados recitaran la frase, "¡Hazlo ahora!" una y otra vez al comienzo de cada día laboral. Cuando sientas que la tendencia a la pereza se apodera y recuerdes algo que deberías estar haciendo, detente y di en voz alta: “¡Hazlo ahora! ¡Hazlo ahora! ¡Hazlo ahora!" A menudo configuro este texto como mi protector de pantalla. Hay un costo enorme en posponer las cosas porque las volverá a visitar mentalmente una y otra vez, lo que puede sumar una enorme cantidad de tiempo perdido. Pensar y planificar son importantes, pero la acción es mucho más importante. No te pagan por tus pensamientos y planes, solo te pagan por tus resultados. En caso de duda, actúe con valentía, como si fuera imposible fallar. En esencia, lo es.

 

Es absolutamente imprescindible que desarrolle el hábito de tomar decisiones lo antes posible. Utilizo una regla de 60 segundos para casi todas las decisiones que tengo que tomar, sin importar cuán grande o importante sea. Una vez que tengo todos los datos para tomar una decisión, inicio un temporizador y me doy solo 60 segundos para tomar una decisión firme. Incluso lanzaré una moneda si es necesario. Cuando estaba en la universidad, no podía permitirme perder el tiempo pensando en tareas o preocupándome por cuándo hacerlas. Simplemente elegí uno y me puse a trabajar en él. Y hoy, cuando necesito decidir qué artículo escribir a continuación, simplemente elijo un tema y empiezo a escribir. Creo que es por eso que nunca experimento el bloqueo del escritor. El bloqueo del escritor significa que estás atrapado en el estado de pensar sobre qué escribir en lugar de escribir realmente. No pierdo el tiempo pensando en escribir porque estoy demasiado ocupado escribiendo. Esta es probablemente la razón por la que he podido escribir cientos de artículos originales con mucha facilidad. Cada artículo que escribo genera ideas para al menos dos más, por lo que mi lista de ideas solo aumenta con el tiempo. No puedo imaginarme nunca quedando sin contenido original.

 

Con demasiada frecuencia, las personas retrasan la toma de decisiones cuando no se encuentra ninguna ventaja en ese retraso. Por lo general, retrasar una decisión solo tendrá consecuencias negativas, por lo que incluso si se enfrenta a una ambigüedad, solo muerda la bala y tome una decisión. Si resulta ser el equivocado, lo sabrás pronto. Probablemente, muchas personas pasan más de 60 segundos decidiendo qué comerán en la cena. Si no puedo decidir qué comer, solo tomo una manzana o un par de plátanos y empiezo a comer, y a veces estoy lleno de fruta antes de darme cuenta de lo que realmente me gustaría comer. Entonces mi cerebro sabe que si quiere algo más que fruta, es mejor que decida rápidamente. Si puede acelerar el ritmo de toma de decisiones, puede dedicar el resto de su tiempo a la acción.

 

Un estudio mostró que los mejores gerentes del mundo tienden a tener una tolerancia extremadamente alta a la ambigüedad. En otras palabras, pueden actuar con audacia en datos parciales y / o conflictivos. Muchas industrias hoy en día se han acelerado a un ritmo tan rápido que para cuando tenga los datos perfectos con los que tomar cualquier decisión, la oportunidad probablemente ya haya pasado. Cuando no tenga datos a los que recurrir, confíe en su propia experiencia personal e intuición. Si se puede tomar una decisión de inmediato, tome la decisión tan pronto como surja. Si no puede tomar una decisión de inmediato, reserve un momento en el que considerará las opciones y tomará la decisión. Dedique la mayor parte de su tiempo a la acción, sin decidir. El estado de indecisión es una gran pérdida de tiempo. No pase más de 60 segundos en ese estado si puede evitarlo. Tome una decisión firme e inmediata y pase de la incertidumbre a la certeza a la acción. Deja que el mundo te diga cuándo te equivocas, y pronto construirás suficiente experiencia para tomar decisiones precisas e inteligentes.

 

Triaje sin piedad

Deshágase de todo lo que desperdicia su tiempo. Usa el bote de basura generosamente. Aplique la regla, "En caso de duda, deséchela". Cancelar suscripciones de revistas inútiles. Si tiene una revista que tiene más de dos meses y aún no la ha leído, deséchela; probablemente no valga la pena leerlo. Date cuenta de que nada es gratis si te cuesta tiempo. Antes de suscribirse a cualquier nuevo servicio gratuito o suscripción, pregunte cuánto le costará en términos de tiempo. Cada actividad tiene un costo de oportunidad. Pregunte: "¿Vale la pena esta actividad por lo que estoy sacrificando?"

 

En la universidad, fui francamente brutal en lo que respecta al triaje. Una vez le dije a un profesor que había decidido no hacer uno de sus proyectos de informática asignados porque sentía que no era un buen uso de mi tiempo. El proyecto requirió alrededor de 10-20 horas de trabajo tedioso que no me iba a enseñar nada que no supiera. Además, este proyecto solo valía el 10% de mi calificación en esa clase, y dado que anteriormente estaba en la clase de todos modos, la única consecuencia negativa real sería que terminaría con una A- en el curso en lugar de una A Le dije al profesor que sentía que era una compensación justa y que aceptaría la A-. No intenté negociar con él para un tratamiento especial. Así que mi calificación oficial en la clase fue A-, pero personalmente me di una A + por poner esas 10-20 horas en un uso mucho mejor.

 

Hágase esta pregunta: "¿Alguna vez habría comenzado con este proyecto, relación, carrera, etc., si tuviera que hacerlo de nuevo, sabiendo lo que sé ahora?" Si su respuesta es no, salga lo antes posible. Esto se llama pensamiento basado en cero. Conozco a muchas personas que tienen una creencia limitante que dice: "Siempre termina lo que comienzas". Pasan años subiendo escaleras solo para darse cuenta cuando alcanzan la cima que la escalera se apoya contra el edificio equivocado. Recuerda que el fracaso es tu amigo. Entonces, si una determinada decisión que tomaste en el pasado ya no produce resultados que te sirvan, entonces sé despiadado y tíralo, para que puedas pasar a algo mejor. No hay honor en dedicar tu vida a la búsqueda de una meta que ya no te inspira. Esta es otra situación en la que debes practicar la integridad en el momento de la elección. Debe reevaluar constantemente su situación actual para decidir con precisión qué hacer a continuación. Lo que haya decidido en el pasado es irrelevante si no renovara esa decisión hoy.

 

Identificar y recuperar el tiempo perdido

En lugar de ver un programa de televisión de una hora, péguelo y mírelo en 45 minutos avanzando rápidamente a través de los comerciales. No pierdas media hora escribiendo un correo electrónico extenso cuando puedas lograr lo mismo con una llamada telefónica de 10 minutos. Junta tus mandados y hazlos todos a la vez.

 

Durante el verano, entre mi segundo y tercer semestre, encontré un apartamento al otro lado de la calle del campus que estaba un poco más cerca del edificio de ingeniería que mi dormitorio en el campus. Así que me mudé de los dormitorios a ese departamento, lo que me ahorró tiempo para caminar / andar en bicicleta todos los días. También me estaba mudando de un dormitorio de dos habitaciones que compartía con dos compañeros de habitación a un estudio más pequeño para una sola persona. Este nuevo apartamento fue mucho más eficiente. Por ejemplo, podría trabajar en tareas de programación mientras preparaba la cena porque mi escritorio estaba a solo unos pasos de la estufa.

 

Intentar reducir los hábitos de pérdida de tiempo es un punto de partida común para las personas que desean ser más eficientes, pero creo que esto es un error. La optimización de sus hábitos personales solo debería venir más tarde. La claridad del propósito debe ser lo primero. Si no tiene claridad, entonces sus intentos de instalar hábitos más eficientes y romper hábitos ineficientes solo fracasarán. No tendrá una razón lo suficientemente sólida como para aprovechar bien su tiempo, por lo que será fácil dejarlo cuando las cosas se pongan difíciles. Necesitas un objetivo grande y atractivo para mantenerte motivado. La razón para ahorrar 15 minutos de una tarea es que está lleno de motivación para aprovechar esos 15 minutos.

 

Por ejemplo, es posible que tenga una carrera que le guste, pero lo más probable es que no sea tan convincente que le importe lo suficiente como para ahorrar 15 minutos adicionales aquí y allá, incluso si sus ahorros totales podrían ascender a unas pocas horas cada día. Pero si se ha tomado el tiempo para desarrollar un sentido de propósito que llegue a lo más profundo de su alma, se sentirá motivado automáticamente para aprovechar mejor su tiempo. Si obtiene el nivel más alto de su vida en orden (propósito, significado, creencias espirituales), los niveles más bajos tenderán a optimizarse (hábitos, prácticas, acciones).

 

Aplicar la regla 80-20

También conocido como el Principio de Pareto, la regla 80-20 establece que el 20% del esfuerzo de una tarea representa el 80% del valor de esa tarea. Esto también significa que el 80% de una tarea solo produce el 20% del valor de esa tarea. En la universidad fui implacable en mi aplicación de este principio. Algunas semanas abandoné hasta el 40% de mis clases porque, a menudo, asistir a una clase no era la forma más efectiva de aprender. Y ya noté que simplemente me negaría a hacer una tarea si determinaba que no valía la pena. Hubo una clase de matemáticas que solo mostré dos veces porque pude aprender del libro de texto mucho más rápido que de las conferencias. Solo me presenté para la mitad y el final. Aparecía la cabeza al comienzo de cada clase para dejar mi tarea y luego nuevamente al final de cada clase para anotar la siguiente tarea. En realidad obtuve la calificación más alta en esa clase, pero el maestro probablemente no tenía idea de quién era yo. Los otros estudiantes estaban jugando según las reglas, sin darse cuenta de que eran libres de hacer sus propias reglas. Descubra qué partes de su vida pertenecen al 20% crucial y concentre sus esfuerzos allí. Sea absolutamente despiadado al negarse a pasar tiempo donde simplemente no puede obtener resultados óptimos. Invierta su tiempo donde tiene el potencial de pagar en grande.

 

Guarda tu tiempo

Para trabajar de manera efectiva, necesita bloques de tiempo ininterrumpidos en los que pueda completar un trabajo significativo. Cuando sabe con certeza que no será interrumpido, su productividad es mucho, mucho más alta. Cuando te sientes a trabajar en una tarea particularmente intensa, dedica bloques de tiempo a la tarea durante la cual no harás nada más. Descubrí que un mínimo de 90 minutos es ideal para un solo bloque.

 

Es posible que deba negociar con otras personas en su vida para crear estos bloques de tiempo ininterrumpidos. Si es necesario, advierta a los demás con anticipación que no lo interrumpan por un cierto período de tiempo. Amenazarlos con actos de violencia si es necesario. En la escuela cerraba la puerta de mi habitación cuando necesitaba trabajar, para que mis compañeros de habitación supieran que no me molestarían. Si bien cada habitación individual en las suites de dos habitaciones fue diseñada para dos personas (cuatro personas por suite), pagué un poco más para tener una habitación para mí solo. De esta manera siempre tenía mi propia habitación privada para trabajar. Cuando tenía tiempo para ser sociable, dejaba la puerta abierta, a veces jugando juegos de computadora con uno de mis compañeros de cuarto. Si trabaja en un entorno de alta interrupción que afecta negativamente su productividad, cambie ese entorno a toda costa. Algunas personas me han dicho que darle a su jefe una copia de este artículo ayudó a convencerlo de que tomara medidas para reducir interrupciones innecesarias.

 

Si bien para algunas personas es útil bloquear un período de tiempo específico para una tarea, creo que trabajo mejor con largos períodos abiertos de tiempo ininterrumpido. A menudo asignaré un tiempo de inicio para una tarea, pero generalmente no un tiempo de finalización específico. Siempre que sea posible, me permito seguir con una tarea todo el tiempo que pueda, hasta que sucumbiré al hambre u otras necesidades corporales. Con frecuencia trabajaré más de 6 horas seguidas en un proyecto sin tomar un descanso. Si bien a menudo se recomiendan descansos frecuentes para aumentar la productividad, creo que la sugerencia puede ser un artefacto de la investigación de la era industrial en trabajadores con poca motivación y no tan aplicable al trabajo creativo de alta motivación y propósito. Creo que es mejor para mí mantener el impulso hasta que apenas pueda continuar en lugar de cortar una tarea en trozos más pequeños donde existe el riesgo de sucumbir a las distracciones en el camino.

 

El estado de flujo, donde estás totalmente absorto en una tarea y pierdes la noción del tiempo, tarda unos 15 minutos en entrar. Cada vez que lo interrumpan, puede llevarle otros 15 minutos volver a ese estado. Una vez que ingrese al estado de flujo, guárdelo con su vida. Ese es el estado en el que pasarás por enormes cantidades de trabajo y experimentarás una conexión total con la tarea. Cuando estoy en este estado, no tengo sentido del pasado o del futuro. Simplemente siento que soy uno con mi trabajo.

 

Aunque a veces sufro el problema de la expansión de la tarea para llenar el tiempo asignado (también conocido como la Ley de Parkinson), a menudo encuentro que vale la pena el riesgo. Por ejemplo, cuando realizo trabajos de optimización en mi sitio web, con frecuencia pienso en nuevas ideas de optimización mientras trabajo y, por lo general, sigo adelante e implemento esas nuevas ideas de inmediato. Me resulta más eficiente actuar sobre esas ideas en el momento de la concepción en lugar de programarlas para que se realicen en un momento posterior.

 

Trabaja todo el tiempo que trabajas

Durante uno de estos bloques de tiempo sagrados, no haga nada más que la actividad que está justo en frente de usted. No revise el correo electrónico ni los foros en línea ni navegue por la web. Si tiene esta tentación, desconecte su conexión a Internet mientras trabaja. Apaga tu teléfono o simplemente rehúsa responderlo. Ve al baño antes de comenzar y asegúrate de no tener hambre por un tiempo. No te levantes de tu silla en absoluto. No hables con nadie durante este tiempo.

 

Decida qué es lo que debe hacer y luego no haga nada más que eso. Si maneja a otros, pregúnteles periódicamente cuál es su tarea número 1 y asegúrese de que no hagan nada más que eso. Si ve que alguien contesta el correo electrónico, entonces debería ser lo más importante que esa persona haga en ese momento en particular. Si no, entonces relativamente hablando, esa persona solo está perdiendo el tiempo.

 

Si necesita un descanso, tómese un descanso real y no haga nada más. No trabaje a medias durante un descanso si siente que necesita descansar y restaurarse. Verificar el correo electrónico o la navegación web no es un descanso. Cuando tome un descanso, cierre los ojos y respire profundamente, escuche música relajante y descanse un rato, tome una siesta de 20 minutos o coma fruta fresca. Descansa hasta que te sientas capaz de volver a hacer un trabajo productivo. Cuando necesites descansar, descansa. Cuando deberías estar trabajando, trabaja. Trabaje con 100% de concentración o no trabaje en absoluto. Está perfectamente bien tomarse todo el tiempo de inactividad que desee. Simplemente no permita que su tiempo de inactividad se arrastre a su tiempo de trabajo.

 

Tarea múltiple

La cantidad de nuevos conocimientos en ciertos campos está aumentando tan rápidamente que todo lo que sabe sobre su línea de trabajo probablemente se está volviendo obsoleto. La única solución es seguir absorbiendo nuevos conocimientos lo más rápido posible. Muchas de las habilidades que uso en mi negocio hoy ni siquiera existían hace cinco años. La mejor manera que sé para mantener el ritmo es realizar múltiples tareas siempre que sea posible leyendo y escuchando programas de audio.

 

Cuando vea televisión, lea una revista de computadora durante los comerciales. Si eres hombre, lee mientras te afeitas. Uso una máquina de afeitar eléctrica y leo durante los 2-3 minutos que me lleva afeitarme todos los días. Esto me permite obtener aproximadamente dos artículos adicionales a la semana, es decir, 100 artículos adicionales al año. Este hábito es realmente fácil de comenzar. Simplemente tome un par de revistas o imprima algunos artículos que de otro modo no tendría tiempo de leer, y póngalos en su baño. Cuando salgas, lleva al menos un artículo doblado contigo. Si alguna vez tiene que esperar en la fila, como en la oficina de correos o en la tienda de comestibles, saque el artículo y léalo. Se sorprenderá de la cantidad de conocimiento adicional que puede absorber simplemente leyendo durante otras actividades no mentales.

 

Escuche programas de audio educativos siempre que pueda. Cuando conduzca su automóvil, siempre escuche un programa de audio. Una de las mejores maneras de ahorrar tiempo es aprender directamente de las personas que ya tienen las habilidades que desea dominar. Los programas de audio a menudo contienen material más práctico que el que aprendería al tomar clases en una universidad. Mientras que las personas con títulos en mercadotecnia o negocios han sido enseñadas por profesores universitarios, puedes aprender sobre estas materias de millonarios y multimillonarios que han aprendido lo que funciona en el mundo real.

 

La multitarea fue quizás la habilidad de bajo nivel más importante que me permitió ir a la universidad en tres semestres. Mi día de semana promedio involucraba unas siete u ocho horas de clases. But on Tuesdays during my final semester, I had classes back to back from 9am until 10pm. Because I was taking about a dozen classes each semester, I would have several tests and projects due just about every week. I had no time to study outside of class because most of that time was used for my job. So I simply had to learn everything the first time it came up. If a teacher wrote out something on the board, I would memorize it then and there; I couldn’t afford to learn things later and risk falling behind. During my slower classes, I would do homework, work out algorithms for my programming job, or refine my schedule. You can probably find numerous opportunities for multitasking. Whenever you do something physical, such as driving, cooking, shopping, or walking, keep your mind going by listening to audio tapes or reading.

 

The idea of multitasking may seem to contradict the previous piece of advice to work all the time you work. But whereas the previous tip refers to high intensity work where you must concentrate all your mental resources in order to do the best job you can, this tip addresses low intensity work where you have plenty of capacity to do other things at the same time, like standing in line, cooking dinner, flying on a plane, or walking from point A to point B. Multitasking shouldn’t be used where it will significantly degrade your performance on a crucial task, but it should be intelligently used to take advantage of excess capacity. Take real breaks when you need them, but don’t waste time in a state of partial effort. It’s more efficient to cycle between working flat out and then resting completely.

 

Multitasking allows you to take your productivity to a new level. You might think it would be draining, but many people find it has the opposite effect. For me it was tremendously energizing to be getting so much done. The harder you work, the greater your capacity for work, and the more restorative your rest will be.

 

Experiment

Everyone is different, so what works for you may well be different than what works for everyone else. You may work best in the morning or late at night. Take advantage of your own strengths, and find ways to compensate for your weaknesses. Experiment with listening to music while you work. I find that classical and new age music, especially Mozart, is terrific for web development work. But for most routine tasks, listening to fast-paced techno/trance music helps me work a lot faster. I don’t exactly know why, but I’m twice as productive when listening to really fast music as compared to listening to no music. On the other hand, music with vocals is detrimental to my productivity because it’s too distracting. And when I really need to focus deeply, I’ll listen to no music at all. Try a simple experiment for yourself, and see if certain forms of music can increase your productivity. For me the difference was dramatic.

 

Whenever you come up with a wacky new idea for increasing your productivity, test it and see what effect it has. Don’t dismiss any idea unless you’ve actually tried it. Partial successes are more common than complete failures, so each new experiment will help you refine your time management practices. Even the ongoing practice of conducting experiments will help condition you to be more productive.

 

Cultivate Your Enthusiasm

The word “enthusiasm” comes from the Greek entheos, which means literally, “the god within.” I really like that definition. I doubt it’s possible to master the art of time management if you aren’t gushingly enthusiastic about what you’re going to do with your time. Go after what really inspires you. Don’t chase money. Chase your passion. If you aren’t enthusiastic about your work, then you’re wasting your life. Switch to something else. Consider a new career altogether. Don’t beat yourself up if your current career has become stale. Remember that failure is your friend. Listen to that god within you, and switch to something that excites you once again. The worst waste of time is doing something that doesn’t make you happy. Your work should serve your life, not the other way around.

 

If you’re like most people, you can get yourself motivated every once in a while, but then you get caught up and sink back down to a lower level of productivity, and you find it hard to continue with a project. How easy is it to start a new project when your motivation level is high? And how difficult is it to continue once your enthusiasm fades? Since most people are negative to one degree or another, you’ll naturally lose your positive charge over time unless you actively cultivate your enthusiasm as a resource. I don’t believe in pushing myself to do something I really don’t want to do. If I’m not motivated, then getting myself to sit down and work productively is nearly impossible, and the work is almost painful. When you’re highly motivated though, work feels like play.

 

While in college I could not afford to let my enthusiasm fade, or I’d be dead. I quickly learned that I needed to make a conscious effort to reinforce my enthusiasm on a daily basis. I always had my Walkman cassette player with me (there were no portable MP3 players back then), and while walking from one class to the next, I would listen to time management and motivational tapes. I also listened to them while jogging every morning. I kept my motivation level high by reinforcing my enthusiasm almost hourly. Even though I was being told by others that I would surely fail, these tapes were the stronger influence because I never went more than a few hours without plugging back in.

 

If your enthusiasm level is high, you can work so much more productively and even enjoy the normally tedious parts of your work. I’ve always found that whenever I want to take my business to a new level, I must take my thoughts to a new level first. When your thinking changes, then your actions will change, and your results will follow. Unless you’re a naturally hyper person, your enthusiasm is going to need daily reinforcement. I recommend either listening to motivational tapes or reading inspiring books or articles for at least fifteen minutes every day. Whenever I’ve stopped doing this, I’ve found that self-doubt always returns, and my productivity drops off. It’s truly amazing how constantly feeding your mind with positive material can maintain your enthusiasm indefinitely. And if you multitask, you can get this benefit without investing any extra time into it.

 

Eat and Exercise for Optimal Energy

During the summer before my last semester in college (1993), I became a lacto-ovo vegetarian, and I noticed a decent boost in my energy and especially in my ability to concentrate. Four years later (1997) I became a complete vegan (no animal products at all), and this yielded an even bigger boost. For details on why I made this change, see the article Why Vegan?

 

What you eat can have a profound effect on your productivity. Animal products take significantly more time and energy to digest than plant foods, and when your body must divert extra energy to digestion, it means you have less energy available for productive mental work. Effectively your work will seem harder while you’re digesting meals containing animal products, and you’ll be more inclined to succumb to distractions. So if you find yourself having a hard time focusing on mentally intense work after lunch, your diet may very well be the culprit. Even Benjamin Franklin credited eating lightly at lunch time as being a significant factor in his productivity. While his colleagues were sluggish and sleepy in the afternoon, he could continue to work productively the rest of the day.

 

Regular exercise is also necessary to maintain high energy and mental clarity. In college I would go running for 30 minutes first thing every morning before breakfast. And of course I’d be listening to motivational and educational tapes at the same time. This daily renewal kept me in good physical condition and helped me maintain my ideal weight. Furthermore, my class schedule kept me zigzagging around campus each day to attend all my classes, and I’d usually have to carry a 20-30 pound backpack full of textbooks with me. So even though I spent most of my weekdays sitting in classrooms, I still got plenty of daily exercise.

 

If you want to master time management, it makes sense to hone your best time management tool of all — your physical body. Through diet and exercise you can build your capacity for sustained concentrated effort, so even the most difficult work will seem easier.

 

If you currently find yourself overweight, take a trip to a local gym or a sporting goods store, and find a dumbbell (or two) that weighs as much as the excess fat you’re carrying around. Pick it up and walk around with it for a while. Become aware that this is what you’re carrying around with you every day. Imagine how much lighter and easier everything would be if you could permanently put that weight down. Carrying some extra weight for training purposes is one thing, but if that weight is in the form of body fat, then you’re never able to put it down and enjoy the benefits of that training. Make a committed decision to shed those extra pounds, and enjoy the lifelong benefits of living in a more efficient physical vehicle.

 

Maintain Balance

I don’t think it’s easy to sustain long-term productivity, health, and happiness if your life is totally unbalanced. To excel in one area, you can’t let other areas lag behind and pull you down. While in college I made an effort to take off a full day each week to have a personal life. I exercised, went to parties, attended club meetings, played computer games and pool, and even had time to vacation in Las Vegas during my final semester. The high turnover rates at the end of “death march” projects are caused by a lack of balance. To focus exclusively on your primary work at the expense of every other area of your life will only hurt you in the long run. Maintain balance by paying attention to every area of your life. As you grow in your career, be sure that your personal life grows as well.

 

Probably my biggest regret about going through college in three semesters is that I never had a girlfriend during this time. While I had plenty of good friends (both male and female), got involved in clubs, and enjoyed fun social activities every week, I didn’t have enough time to pursue an intimate relationship on top of everything else. I remember one instance where a girl I knew was clearly interested in pursuing a relationship with me, and she started machinating to spend more time alone with me, but I couldn’t take the bait because I just didn’t have time for dating. I wouldn’t have made a very good boyfriend at the time.

 

If I had to do it all over again, I think my college experience would have been even better if I’d stretched it to four or five semesters and allowed myself time for a girlfriend. It would have been great to have someone else to share my life with, not to mention all the other benefits of intimacy. At least I had plenty of time for dating after graduating. Within a few months I had a steady girlfriend, and four years later we were married. She and I actually went to the same college at the same time, but we never happened to meet while we were there, although it turned out we had a few mutual acquaintances.

 

I believe the main goal of time management is to give you the power to make your life as juicy as you want it to be. By getting clear about what you want and then developing a collection of habits that allow you to efficiently achieve your goals, you’ll enjoy a much richer, more fulfilling life than you would otherwise. When I look back on my college days from more than a decade in the future, I feel a sense of gratitude for the whole experience. I set an enormous stretch goal and grew tremendously as a person in the pursuit of that goal. It was one of the best times of my life.

 

If you wish to become more productive, then do so with the intention of improving the totality of your life from top to bottom. The reason to master time management is to take your good life and transform it into an exceptional one. Time management is not about self-sacrifice, self-denial, and doing more of what you dislike. It’s about embracing more of what you already love.



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