event_note La regla 50-30-20

Últimamente he estado probando un nuevo método prometedor para administrar mi tiempo. Es similar al timeboxing, excepto que en lugar de asignar una cierta cantidad de tiempo para una actividad específica, divido mi tiempo de trabajo total entre tres clases diferentes de actividades.

Así es como funciona…

Primero, defino tres clases diferentes de actividades en función del período de tiempo en el que espero que valgan la pena.

Clases de tareas

Se espera que las tareas produzcan beneficios significativos durante un período de 5 años y más. Esto podría incluir comenzar un nuevo negocio, escribir un libro, cambiar mi dieta, agregar un nuevo flujo de ingresos pasivos, etc. Está perfectamente bien que una tarea A comience a producir beneficios en un período de tiempo más corto, pero la idea es que espero tales tareas seguirán teniendo un impacto duradero en más de 5 años a partir de ahora. Esto tiene que ser una expectativa genuinamente realista, no solo una ilusión.

Se espera que las tareas B produzcan beneficios durante un período de 2 años o menos. Esta clase puede incluir escribir una nueva serie de artículos o entradas de blog, vender un paquete de publicidad o capacitación para correr un maratón. Si bien podría haber beneficios a largo plazo que se extiendan por muchos años, la expectativa general es que los beneficios se realizarán por completo en algún momento dentro de los primeros dos años, y no habrá muchos beneficios adicionales después de eso. Piense en estos como proyectos únicos. Los haces una vez, obtienes el beneficio y sigues adelante.

Se espera que las tareas C marquen la diferencia solo en el período de 90 días o menos. Lo más probable es que ni siquiera recuerde la tarea ni vea evidencia de sus beneficios más allá de ese tiempo. Esto incluye acciones de rutina como responder correos electrónicos, pagar facturas, devolver llamadas telefónicas y archivar. Si no se realizan estas tareas, podría crear problemas en el futuro, pero hacerlas bien no es probable que genere una recompensa significativa a largo plazo.

Ciertamente hay cierta ambigüedad en estas definiciones, pero estoy de acuerdo con eso porque permite flexibilidad en los bordes.

El 50-30-20 para la asignación de tiempo

La regla 50-30-20 dice que paso el 50% de mi tiempo de trabajo en tareas A, 30% en tareas B y 20% en tareas C. Por ejemplo, si trabajo 8 horas por día, eso significaría 4 horas en tareas A, 2:24 en tareas B y 1:36 en tareas C.

El límite de tiempo para las tareas de C es un límite superior. Esto significa que no paso más del 20% de mi tiempo de trabajo en tareas C; si se me acaba el tiempo, llevo las tareas restantes de C al día siguiente. El límite de la tarea A es un límite inferior, lo que significa que debo pasar al menos el 50% de mi tiempo de trabajo en tareas A. La clase B absorbe la holgura si subo más del 50% en A o menos del 20% en C.

Solo he estado haciendo esto durante unos días, y ya puedo ver que tiene mucho potencial. Es similar a otras asignaciones de tareas como el enfoque de cuatro cuadrantes de Stephen Covey, pero en realidad especifica cuánto tiempo invertir en cada tipo de actividad. Aunque esto puede hacerse semanalmente, creo que es mejor hacer las asignaciones de tiempo diariamente cuando sea posible. Pero si un día me sobrecargo con las tareas de C, es posible que no haga prácticamente ninguna al día siguiente para mantener el equilibrio semanal correcto.

Al principio, me pareció muy incómodo dedicar tan poco tiempo a las tareas de C, especialmente cuando me sentí impulsado a marcarlas y sacarlas de mi lista de tareas. Pero pude ver que estaba pasando demasiado tiempo en tareas C en relación con su valor, mientras que las tareas A de alta prioridad se sacrificaban. Cuando miro una tarea y veo que prácticamente no tendrá impacto más allá de la semana o mes actual, me ayuda a ver que, en términos relativos, la tarea es una pérdida de tiempo. No tengo tiempo para completar todas las tareas de mi lista de tareas, por lo que tengo que sacrificar muchas tareas buenas para invertir suficiente tiempo en las mejores. Simplemente hacer lo que aparece cada día es increíblemente subóptimo. Lo sé porque lo he intentado.

Como se mencionó anteriormente, he estado recibiendo muchos correos electrónicos últimamente debido al aumento en el tráfico este año, más de lo que puedo responder personalmente. Sin embargo, prácticamente todo el correo electrónico cae en la clase C. A menudo es urgente, pero rara vez se acerca a la importancia de las tareas A. Si respondiera adecuadamente a todos los correos electrónicos que recibo, consumiría la mayor parte de mis horas de trabajo. Ya sea que haga un gran trabajo respondiendo correos electrónicos o un mal trabajo, no va a hacer mucha diferencia en el lugar donde terminaré dentro de 5 años. Pasar más tiempo en el correo electrónico no me ayudará a lograr mis objetivos más importantes, excepto por suerte o por casualidad. Así que robo tiempo de esta área y lo reasigno a las tareas A y B, ya que es probable que esas tareas tengan un impacto significativo a largo plazo.

Una de mis tareas actuales de A es establecer nuevas metas para 2006. Esto podría tener un impacto significativo a largo plazo en función de las metas que elijo. Hoy dedicaré al menos un par de horas a esta tarea.

Escribir una entrada de blog como esta cae en mi clase B. Estoy seguro de que los visitantes seguirán leyendo esta entrada del blog después de 90 días, pero no puedo predecir de antemano si esta entrada tendrá un impacto significativo después de cinco años. Es la estrategia a largo plazo de redacción y desarrollo de contenido (una tarea) lo que marca la diferencia en este lapso de tiempo. Cuanto más larga sea la perspectiva del tiempo, menos importante será cualquier publicación de blog individual.

Procesar el correo electrónico de hoy es una de mis tareas de C para hoy. Probablemente no pasaré más de 15 minutos en total por correo electrónico. Esto significa que solo tendré tiempo suficiente para responder tal vez de 1 a 2 correos electrónicos de cada 10 (sin contar el correo no deseado). Todavía puedo leerlo todo y extraer ideas y sugerencias, pero mi tiempo de escritura se gasta mejor produciendo artículos para que sean vistos por miles de personas en lugar de correos electrónicos individuales para ser vistos por una sola persona.

Sacrificar lo urgente por lo importante

A veces es difícil sacrificar esas tareas en C. He estado usando el correo electrónico desde 1989, y este es realmente el primer año en el que he tenido que clasificar mi correo electrónico tan implacablemente para liberar tiempo para tareas de mayor prioridad. No es fácil de seguir, pero me gusta que este sistema me ayude a mantenerme enfocado en tareas que tienen un potencial significativo a largo plazo en lugar de aquellas que simplemente serán olvidadas. Al limitar mis tareas de C a una cierta cantidad de tiempo cada día, creo mucho espacio para mis tareas de A.

Si descubres que no avanzas después de años de arduo trabajo, tal vez sea porque gran parte de tu tiempo se enfoca en tareas C a corto plazo, como responder correos electrónicos, asistir a reuniones y completar documentos. Tal vez podría permitirse dedicar menos tiempo a esas actividades para reinvertirlo en lo que más importa. De lo contrario, esas pequeñas tareas desplazarán a las más importantes; la presión del tiempo de las tareas de C se encargará de eso.

La proporción de 50-30-20 es arbitraria, pero me parece adecuada. Me da suficiente tiempo para estar al tanto de lo verdaderamente urgente, mientras sigo dedicando mucho tiempo detrás de escena a proyectos que espero que hagan una verdadera diferencia en el futuro. Es posible que desee variar estos porcentajes en función de la naturaleza de su trabajo y sus objetivos. Lo importante es que estemos conscientes de cómo se invierte nuestro tiempo.

Reequilibrar su cartera de tiempo

Si está familiarizado con la inversión en acciones, piense en este modelo como la asignación de su cartera en diferentes niveles de riesgo. Sus tareas A son sus inversiones de alto riesgo y alto rendimiento que pueden ver mucha volatilidad a corto plazo, pero a la larga, espera que rindan más que cualquier otro tipo de inversión. Estas son sus acciones de crecimiento agresivo. Las tareas C son sus inversiones seguras, como una cuenta de ahorro bancaria. Y las tareas B caen en el rango medio. Si no ha prestado atención a su cartera por un tiempo, es una buena idea regresar y reequilibrar sus asignaciones.

La razón para invertir en tareas A es capitalizar las oportunidades a largo plazo. Estos son los proyectos de ballenas que podrían marcar una enorme diferencia positiva en su vida. Ejemplos de mi vida son comenzar mis negocios, casarme y volverme vegano. Es difícil dedicar demasiado tiempo a este tipo de tareas. Idealmente, queremos invertir tanto tiempo aquí como podamos.

La razón para invertir en tareas en C es para evitar problemas. Las tareas C te mantienen fuera de problemas. Debería dedicar solo una cantidad mínima de tiempo a ellos ... justo lo que sea necesario para evitar problemas graves. Esto incluye pagar sus facturas a tiempo, hacer sus impuestos y hacer un trabajo razonable para mantener su comunicación. En la mayoría de los casos, no hay un beneficio real de hacer un gran trabajo en lugar de hacer un trabajo adecuado: la diferencia horaria se reasignaría mejor a las tareas A y B.

Las tareas B generalmente se encuentran entre las tareas A y C. Lo ayudan a mantenerse alejado de los problemas, pero también lo ayudan a avanzar un poco. Implican un riesgo moderado y ofrecen recompensas moderadas. A menudo ayudan a reducir la necesidad de tareas en C y liberan más tiempo para las tareas en A. La organización y la optimización generalmente caen en la clase B. Las tareas B le ayudan a aprovechar las oportunidades de tareas A más grandes. Leer esta entrada de blog es probablemente una actividad de clase B para ti. Puede encontrar una buena idea de vez en cuando que lo ayudará a estar en condiciones de realizar más tareas A y menos tareas C.

Fuera de mis actividades laborales, también tengo una lista de tareas personales. Esto incluye actividades familiares y en el hogar. Todavía no he intentado priorizarlos de acuerdo con la regla 50-30-20, pero si funciona bien para mi negocio, también podría intentarlo para mi vida personal.

Si desea probar este sistema durante una semana, simplemente divida su lista de tareas haciendo una A, B o C al lado de cada tarea en su lista de tareas. Luego tome un trozo de papel y haga tres columnas o cuadros para hacer un seguimiento de cuánto tiempo pasa en A, B y C. Calcule cuánto tiempo espera trabajar cada día (los descansos no cuentan) y luego calcule límites de tiempo para cada clase. Si desea utilizar una proporción que no sea 50-30-20, siéntase libre. A medida que avanza en su jornada laboral, use un cronómetro para cronometrar cada actividad y luego registre el tiempo transcurrido en sus columnas A, B o C. Al final del día, suma los tiempos y luego calcula tus porcentajes para ver cómo te fue. Es posible que el primer día o dos desee medir su relación actual sin tratar de cambiar nada. Lo más probable es que encuentre un desequilibrio que le gustaría corregir. Por ejemplo, si ve que su proporción real es algo así como 10-10-80, sabe que solo está girando las ruedas y no va a progresar mucho en su carrera. Por lo tanto, es posible que desee ver esas tareas en C y ver cuáles se pueden reducir, retrasar o cortar para liberar más tiempo para las tareas A y B. Incluso el mero acto de medir aumentará su conciencia de hacia dónde se dirige su tiempo. Cuanto más tiempo pases en tareas A, mejor.

Si descubre que está abrumado con las tareas C, robe todo el tiempo que pueda de ellas y dedíquelo a las tareas B. Use su tiempo B para ser más organizado y efectivo, de modo que no sea tan urgente. Entonces puede dedicar algunos de esos ahorros a las tareas A. Está perfectamente bien cambiar su relación con el tiempo. Si estás en 10-10-80, es posible que no puedas saltar directamente a 50-30-20. Es posible que primero deba intentar 5-40-55 y luego 20-50-30 para domesticar esas tareas en C.

A la larga, son las tareas A las que nos hacen o nos rompen. Si no los hacemos, esencialmente dejamos que nuestro potencial se desperdicie. ¿Quién quiere dedicar la mayor parte de sus vidas a responder correos electrónicos y pagar facturas? Necesitamos evitar que tales tareas se apoderen de nuestras vidas, por lo que tenemos tiempo para enfrentar los desafíos verdaderamente grandes que pueden marcar una diferencia real para nosotros ... y para el mundo.