Más sobre planificación


He recibido algunas preguntas (tanto públicas como privadas) sobre la entrada del 11 de octubre sobre planificación, por lo que creo que es necesario hacer un seguimiento para abordarlas ...

 

La planificación es un trabajo tan duro. Y es difícil mantener los planes actualizados. Entonces, ¿por qué hacerlo?

 

El mejor consejo que puedo dar aquí es intentarlo en ambos sentidos y ver por ti mismo. Aunque sería mejor hacer esto durante un período de tiempo razonablemente largo, como 90 días, puede hacer un experimento simple en solo un par de días. Un día, no cree un plan para su día y solo vea lo que sucede: viva y trabaje como lo haría normalmente. Si lo desea, incluso puede usar ayer para esta primera parte. Pero la noche anterior al segundo día, reserve unos 30 minutos para establecer objetivos claros para su próximo día (tres objetivos interesantes es un buen número) y planifique los detalles de esos objetivos para crear una lista de tareas pendientes. Luego, escriba un horario para su día, no solo su día laboral, sino todo el día desde que se despierta hasta que se va a dormir. Apunte a un día desafiante pero que cree que todavía puede hacer; presiona un poco, pero mantenlo alcanzable. Piense en lo que consideraría el mejor uso absoluto de ese día. Y haga este trabajo de planificación solo, en silencio y sin distracciones. Luego vive ese día de acuerdo a tu plan escrito lo mejor que puedas.

 

Luego, después de vivir el día uno y el día dos, usted decide cuál le gusta más. Puede tomar notas sobre lo que experimentó al final de cada día, o simplemente puede ir por sentir; tal vez califique cada día en una escala del 1 al 10. Piense en dónde estará en un año si experimenta 365 días versus 365 días dos. Tenga en cuenta que no hay una respuesta correcta o incorrecta prescrita aquí. La elección depende de sus valores personales.

 

Lo que es probable que experimente el día dos es que las cosas no salen según el plan. Eso es común. Pero aunque probablemente no funcionó según el plan perfectamente, ¿qué tan bien fue en comparación con el primer día? ¿Los resultados fueron mejores o peores? ¿Y valió la pena los 30 minutos adicionales para crear el plan?

 

Ahora, si no quieres tomarte un día entero para hacer esto, te daré una versión más corta. Reserve dos bloques de 2 horas durante el día de hoy. No importa cuándo ocurran, pero sería mejor si son momentos en que su nivel de energía es casi igual y el nivel de interrupciones que experimentará es más o menos el mismo. Si no puede obtener bloques equivalentes de 2 horas el mismo día, use el mismo período de tiempo en dos días separados. Para el primer bloque de 2 horas, simplemente haga lo que normalmente haría durante ese período de tiempo. Ese es tu control. De hecho, si quieres pasar las dos horas anteriores que acabas de experimentar, probablemente también estaría bien. Pero para el segundo bloque de dos horas, pase los primeros 15 minutos haciendo una lista detallada de todo lo que desea hacer en ese bloque, y luego programe las 1:45 restantes al menos a la granularidad de los incrementos de 15 minutos. Entonces sigue tu plan. Vea qué bloque de tiempo le gusta más.

 

Sí, es difícil mantener los planes actualizados, pero el plan en sí no es tan importante como el hábito de planificar. Es la idea de utilizar una visión del futuro para agudizar sus decisiones del momento presente que es la clave real para la planificación. El beneficio de un plan escrito es que le permite actualizar instantáneamente esa visión del futuro en cualquier momento con solo leerlo.

 

¿Cuál es la conexión entre planificación y visualización?

 

Veo la planificación como una herramienta de visualización en lugar de viceversa. La planificación le permite crear mentalmente un modelo de su futuro. Y un plan escrito le permite mantener ese modelo consistente. Cada plan es impreciso hasta cierto punto porque realmente no sabemos cómo será el futuro. Y el futuro es puramente una construcción mental, una ilusión, porque nunca existes en el futuro, solo en el presente. Por lo tanto, la planificación y la visualización no crean el futuro. Todo lo que pueden hacer es afectar tu presente. Pero al utilizar una visión del futuro coherente e internamente congruente para tomar decisiones día tras día, comienzas a generar impulso y finalmente logras tus objetivos.

 

No creo planes ahora, y no tengo problemas para lograr mis objetivos la mayor parte del tiempo. La planificación parece exagerada. Entonces, ¿por qué molestarse con eso?

 

Si no tienes metas realmente grandes, no necesitas un plan. Pero entonces, probablemente te estés vendiendo corto en tu establecimiento de objetivos. Por ejemplo, si tiene un trabajo y establece una meta para aumentar sus ingresos en un 10% este año, y espera que eso suceda si continúa trabajando como siempre lo ha hecho, ¿por qué necesitaría un plan detallado por escrito? ¿para eso? No lo harías Pero ese es un objetivo bastante impotente, ¿no?

 

Ahora, ¿qué pasa si establece un objetivo ambicioso para aumentar sus ingresos en un 100% este año? Y ve que es prácticamente imposible que eso suceda pasivamente en su trabajo actual. Ahora tienes que sacar el viejo cerebro de las telarañas y pensar un poco. Esta es una situación en la que tienes que pensar dónde quieres estar dentro de un año para saber qué debe hacerlo durante los próximos 30 o 90 días. Probablemente no esté del todo claro cuál debería ser el primer paso. Hay muchas posibilidades de que haya una manera de lograr este objetivo, pero el camino para llegar allí no es obvio. Este objetivo requerirá que seas proactivo y consistente en tus acciones; no puedes simplemente pasar pasivamente a un objetivo ambicioso como este.

 

Ahora imagine el escenario anterior ... ¿Qué pasa si después de aproximadamente 15 horas de trabajo, podría producir un plan por escrito paso a paso que le muestre exactamente lo que necesita hacer para aumentar sus ingresos en un 100% durante el próximo año? Le dice muy claramente lo que debe comenzar a hacer esta misma semana para comenzar. Y el plan tiene sentido para usted: no será fácil, pero está bastante claro que si lo sigue, probablemente alcanzará su objetivo. ¿Serían esas 15 horas una inversión que valga la pena?

 

Por otro lado, ¿qué es probable que suceda si intentas aumentar tus ingresos en un 100% y no tienes un plan para llegar allí, pero aún así intentas tomar las mejores decisiones posibles? Lo más probable es que seas mucho más vacilante e inseguro en tu toma de decisiones, y eso probablemente te llevará a posponer las cosas. ¿Debería intentar trabajar para lograr una gran promoción dentro de su empresa? ¿Buscar un nuevo trabajo? ¿Renunciar y comenzar su propio negocio a tiempo completo? ¿Comenzar a construir un negocio a tiempo parcial mientras mantiene su trabajo diario? ¿Intentas hacer trabajo de consultoría en el lateral? Nunca se sentirá demasiado confiado con ninguna de estas opciones hasta que, a menos que pueda pintarse una imagen mental clara de hacia dónde lo llevará cada camino.

 

El pensamiento confuso conduce a la vacilación al actuar. El pensamiento claro hace que sea más fácil actuar con audacia y coherencia. Y los objetivos realmente ambiciosos generalmente requieren una acción audaz y consistente.

 

Entonces, si siente que realmente no necesita planificar, lo más probable es que no esté estableciendo metas muy desafiantes para empezar, y probablemente no se estire demasiado. Y si así es como quieres vivir, está perfectamente bien, pero ¿por qué estás leyendo este blog? ¿Por qué no asumir algo un poco más ambicioso? Establezca una meta para duplicar sus ingresos en un año ... o escriba su propio libro y publíquelo ... o pase un mes en un país en el que nunca ha estado ... o deje de fumar y pierda 50 libras ... lo que realmente lo inspire.

 

Una cosa buena es que para muchos objetivos, ya hay planes preestablecidos para llegar allí. Por ejemplo, si quieres correr un maratón, hay programas de entrenamiento preestablecidos de seis meses que puedes seguir, de modo que si solo los sigues a ciegas cada día, gradualmente aumentarás el nivel necesario de resistencia, y tú ' Podrá al menos terminar las 26.2 millas el día de la carrera. No significa que los planes prefabricados sean más fáciles de seguir que los que usted hace desde cero, pero usar los planes de otras personas definitivamente puede ahorrarle algo de tiempo.

 

Traté de crear planes escritos una vez, pero mis planes nunca funcionaron. Así que me di por vencido en todo ese concepto. ¿Estoy solo roto?

 

No estás roto La planificación es muy, muy difícil de hacer bien. Es una habilidad como cualquier otra que requiere mucha paciencia y práctica para aprender. Si te sientas y creas un plan, y no funciona, entonces no uses ese revés como una razón para culpar a la planificación misma. Considere más bien que simplemente necesita continuar desarrollando su habilidad en la planificación y / o ejecución. Ser capaz de establecer un objetivo ambicioso, crear un plan para lograrlo y luego trabajar el plan hasta la victoria es una habilidad que puede llevar toda una vida dominar.

 

¿Cómo se crea realmente un plan? ¿Qué herramientas usas?

 

He probado muchas herramientas diferentes de planificación y "gestión de la vida" a lo largo de los años, y tengo algunas opiniones firmes sobre algunas de ellas. Estoy seguro de que muchas personas no estarán de acuerdo conmigo, y eso está bien. Esta es totalmente mi opinión personal con respecto a mis propias experiencias.

 

MS Outlook: pedazo de mierda. El eslogan para este software debería ser, "Por Golgafrinchans, para Golgafrinchans". Sé que a algunas personas les encanta este software. No soy uno de ellos. El mayor problema de Outlook es su inflexibilidad. Estás atascado con el uso de un paradigma particular para la planificación y la programación. Soy demasiado zurdo para soportar este programa durante más de una semana. Y si no sabes qué es un Golgafrinchan, me entristece decir que probablemente eres uno.

 

Franklin Planner: pedazo de basura, tanto en papel como en versión de software. Nuevamente, el problema es la inflexibilidad. Tienes que comprar el modelo de realidad de Franklin. Es un gran modelo para algunos proyectos, pero un modelo pésimo para otros.

 

OPA Life Planner - Una mierda absoluta. Este software se basa en el modelo de planificación Resultado-Propósito-Acción (OPA) de Tony Robbins, luego renombrado como Método de Planificación Rápida (RPM). El paradigma carece de flexibilidad, y el software está lleno de errores y es aficionado.

 

Palm u otras PDA - Golgafrinchan heaven. A pesar de que esta tecnología ha mejorado mucho desde la primera vez que compré mi Palm IIIxe hace unos años (que ahora se encuentra en un armario), la mayoría del software de organización portátil apenas merece una mención. Pantallas insignificantes, inflexibilidad e interfaces tediosas Las ces (el lápiz y el papel suelen ser más rápidos) hacen que esta sea una mala elección general. Prefiero pensar fuera de la caja, y esta es una caja muy pequeña.

 

Lápiz y papel: uno de mis favoritos de todos los tiempos. Es barato, razonablemente rápido, fácilmente disponible e increíblemente flexible. Intente dibujar un mapa mental en un PDA, o mire su agenda, para hacer una lista, y planifique trimestralmente simultáneamente en su pequeña pantalla. Puede extender varias hojas de papel y moverse rápidamente de una página a otra, área de superficie masiva. El software ha intentado duplicar la flexibilidad del papel, pero el papel sigue siendo mejor y más rápido para ciertas cosas. Por supuesto, un inconveniente importante del papel es que es tedioso editar y actualizar, y estoy seguro de que también puede pensar en otros problemas con el papel.

 

Editor de texto normal: no está mal. No es tan flexible como el papel, pero aún es mucho más flexible que las herramientas de planificación dedicadas. Puede usar cualquier paradigma de planificación que desee, y puede cambiar paradigmas sin tener que cambiar de software. Puede usar diferentes paradigmas para diferentes partes de su plan, de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, es su elección.

 

Esquema de acción: este es mi software favorito en general que utilizo para la planificación de alto nivel. Lo uso todos los días. En la superficie, realmente no parece una herramienta de planificación. El programa funciona como una combinación de Windows Explorer y MS-Word. En el lado izquierdo de la pantalla, tiene una estructura de directorio expandible. Y en el lado derecho de la pantalla, hay una ventana de edición de texto normal. Entonces, lo que este programa le permite hacer es crear fragmentos de texto (sobre cualquier cosa que desee) y organizarlos en una estructura jerárquica. Y luego puede expandir y colapsar piezas de esa estructura como lo desee, mirando sus planes generales desde un alto nivel o profundizando en los detalles de cualquier sección en particular. Lo que más me gusta de este programa es que se encarga de administrar una estructura jerárquica para usted, pero no le obliga a utilizar ningún paradigma de planificación en particular. Puede usarlo simplemente como editor de texto y escribir todo su plan en un solo archivo. O bien, podría desarrollar un plan completo en forma de esquema plegable y ni siquiera usar la parte del editor de texto del programa. O puede usar una combinación de ambos. Entonces, al probar diferentes métodos de planificación, encuentro que este software siempre puede adaptarse. Lo he usado de una manera para crear un plan de 90 días para mi vida, otra forma de esbozar un libro y otra forma de escribir un discurso. Y, sobre todo, el programa es extremadamente rápido y es muy rápido cambiar de una parte de un plan a otra. Recomiendo descargar la versión de prueba gratuita para ver si te gusta, y hay otros programas que puedes encontrar en la red, pero este es mi favorito personal.

 

¿Qué documentos individuales crea para administrar su tiempo y cómo los usa?

 

Calendario: primero tengo un calendario anual en papel, una página por mes. Compro uno en Office Depot cada año por $ 5-10. Un calendario en papel funciona bien para mí porque mi agenda no está llena de citas preprogramadas, por lo que muy poco de mi trabajo tiene que hacerse en un día y hora en particular. Sin embargo, si tuviera muchas citas limitadas en el tiempo, probablemente usaría algo más sofisticado. No uso este calendario para programar mi día; solo se usa para grabar cosas que deben suceder en un día en particular. Por ejemplo, esta semana que viene puedo ver que tengo una reunión de Toastmasters en Weds, una reunión con mi asesor financiero el jueves y un concurso de discursos el sábado. Eso es todo para mis citas de la semana.

 

Lista de valores y declaración de misión: mantengo una lista de mis valores como se ve en la parte inferior de la página Acerca de este sitio, junto con mi declaración de misión personal. Cada vez que tengo que tomar decisiones realmente grandes a largo plazo, las consulto para tomar esas decisiones. Ambos se mantienen en Action Outline, por lo que puedo mencionarlos con una tecla de acceso rápido en cualquier momento.

 

Lista de objetivos: esta es una lista de todos mis objetivos a largo plazo (todo dentro de 90 días o más). Algunos de estos me llevarán al menos una década para lograrlo. Los objetivos se clasifican en categorías (física, social, profesional, financiera, etc.). Esta lista también se mantiene en Action Outline. Miro esta lista al menos una vez a la semana, y la actualizo cada 1-2 semanas.

 

Lista de proyectos: esta es una lista de todos los proyectos que tengo, mantenidos en el Esquema de acción. Para crear esta lista, divido mis grandes objetivos en proyectos individuales que se pueden medir y lograr. Por ejemplo, si un objetivo es ganar una cierta cantidad de dinero, entonces un proyecto definiría lo que tengo que hacer para ganarlo. Estos proyectos están ordenados por orden de prioridad, y a menudo agrego notas debajo del título de cada proyecto para generar algunas ideas para cada uno. Entonces, si me sale una idea de la nada para un proyecto inactivo, puedo escribir esas ideas rápidamente y volver a trabajar en mi proyecto actual.

 

Plan de 90 días: este es mi plan de lo que debo hacer durante los próximos 90 días, como se discutió en la entrada anterior del blog sobre planificación, también en el esquema de acción. Lo reviso todos los días y lo actualizo semanalmente. Y una vez cada trimestre lo reescribo totalmente.

 

Metas y planes de 30 días: este documento contiene mis metas y planes a corto plazo para lo que tengo la intención de hacer en los próximos 30 días, mantenido en el Esquema de acción. Lo reviso y actualizo al menos una vez a la semana. El propósito de este documento es tomar los primeros 30 días de mi plan de 90 días y desglosarlo a un nivel de granularidad más fino. Hay una gran cantidad de reelaboraciones entre este documento y el plan de 90 días.

 

Calendario de 30 días: ahora tomo mis objetivos y planes de 30 días y los desgloso semana a semana y día a día. Si bien mantengo un horario de 30 días, solo planifico con 1-2 semanas de anticipación. Así que aquí estoy tomando mis objetivos de 30 días y desglosándolos aún más en pasos de acción individuales. Luego decido qué días completaré esas acciones. No uso un calendario para esto. Solo uso una lista lineal de días en Action Outline, por lo que es muy rápido y fácil de editar (hacer clic y arrastrar las tareas), y puedo ver lo que he programado para muchos días más adelante. También saco las citas de mi calendario en papel y las inserto en los días de mi agenda de 30 días. Creo que este método de programación es el más eficiente que he probado hasta ahora. Esto también se realiza en Action Outline, por lo que puedo abrir mi agenda presionando una tecla en cualquier momento y agregar / eliminar elementos cuando lo desee. El calendario en papel es principalmente para la programación a largo plazo más allá de 30 días; de lo contrario, no necesito el calendario en papel para la programación a corto plazo. Este horario solo implica asignar tareas a días; no se vuelve más granular que eso. Actualizo este documento todos los días.

 

Lista diaria de tareas y horarios: al final de cada día, miro el documento anterior para ver qué tengo que hacer el día siguiente. Luego, en mi diario de trabajo (un cuaderno de espiral de papel), hago una lista de tareas que incluye todas las tareas orientadas a objetivos que necesito hacer al día siguiente, y también agrego cualquier tarea espontánea que pueda haber surgido en los últimos 24 horas, como devolver llamadas telefónicas. Esta lista incluye tareas personales y comerciales, así como cualquier cita. Después de crear la lista de tareas para el día siguiente, creo un horario de horas por hora para el día. Me gusta trabajar en porciones de 2 horas, así que básicamente divido mis días en varias de estas porciones con descansos o comidas entre cada porción, y luego asigno tareas de mi lista de tareas a cada porción. Ahora puedo ver cómo será el mañana y cómo resultará. Por lo general, me lleva de 10 a 15 minutos crear mi lista de tareas y programar para el día siguiente. Y al mismo tiempo, a menudo edito mi agenda de 30 días. Es raro que un día en particular vaya exactamente de acuerdo con el plan; esto ocurre solo alrededor del 20% del tiempo. Por lo general, hago más o menos de lo que había planeado. Pero eso esta bien; Todavía hago más con un plan que sin uno.

 

Bandeja de entrada: esta es una bandeja de plástico en la parte superior de mi escritorio. Cualquier hoja de papel que ingrese a mi oficina primero debe ir a la bandeja de entrada, incluido el correo, tarjetas de presentación, notas de conferencias, etc. Luego, una vez cada pocos días, proceso toda la información de mi bandeja de entrada en mi sistema, convirtiéndola en objetivos, proyectos, acciones o simplemente archivarlo como referencia. Mientras escribo esto, mi bandeja de entrada contiene tareas pendientes de mi última reunión de Toastmasters, notas de una conferencia de microbiología / salud de 3 horas a la que asistí el jueves y un artículo comercial que quiero buscar ideas.

 

Bandeja de salida: esta es una bandeja de plástico debajo de mi bandeja de entrada. Es para cualquier cosa que necesite salir de mi oficina, como dejar el correo. Está vacío la mayor parte del tiempo.

 

Archivador: un archivador de 4 cajones se encuentra al alcance de la mano, por lo que lo uso para almacenar cualquier cosa que desee conservar como referencia. Los artículos que ingresan a mi oficina a través de mi bandeja de entrada generalmente terminarán aquí, en la basura o en mi bandeja de salida.

 

Espero que lo anterior te dé una buena idea de cómo administro mi tiempo. Me gusta este sistema en particular y creo que funciona muy bien para mí, y siempre sigo evolucionando. Dado que la mayor parte de la información se almacena en Action Outline, puedo mostrar estos documentos con una tecla de acceso rápido, y no se pierde tiempo para que el programa se cargue porque siempre se ejecuta en la bandeja del sistema con todo el texto listo para ver en todo momento, mucho más rápido que usar un procesador de textos. Y puedo cambiar entre estos diferentes documentos con un solo clic del mouse. Probablemente mencione Action Outline aproximadamente una docena de veces por día en promedio.

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