Organizarse


Hace años, mi familia y yo nos mudamos de un pequeño apartamento de dos habitaciones a una espaciosa casa. En lugar de tener que apretar la oficina de mi casa en media habitación, finalmente tuve una bonita habitación de 10 ′ x 12 ′ para mí solo. Como estaba acostumbrado a trabajar en menos de la mitad de esta área, sabía que tenía mucho espacio para trabajar, así que quería organizarlo de manera inteligente de una manera que me permitiera trabajar eficientemente en una variedad de proyectos sin crear Un desorden desordenado. Mientras navegaba por una librería local antes de la mudanza, por capricho compré un libro llamado Organizing From the Inside Out de Julie Morgenstern. Contenía muchos excelentes consejos de organización y explicaba hábilmente dónde la gente normalmente se equivoca cuando intenta organizarse. Me gustaría compartir con ustedes lo que aprendí al leer este libro y organizar mi oficina en casa desde cero.

 

El libro de Julie comienza con una fuerte declaración que al principio no creía. Ella dice que si usted es una de esas personas rodeadas de desorden y parece que no puede organizarse, entonces nunca aprendió a organizarse. Si mantiene un entorno desordenado, solo significa que carece de las habilidades de organización, que cualquiera puede aprender. Después de haber leído varios otros libros sobre organización desde entonces, siento que Julie tiene razón en parte. La organización puede dividirse en un proceso paso a paso que cualquiera puede seguir.

 

¿Qué crea el desorden?

Julie señala varias fallas técnicas que pueden evitar que uno se organice, pero mi percepción es que, en un nivel básico, en realidad solo hay una falla: la falta de sistematización de decisiones comunes. Cada vez que dejo las cosas fuera, es porque todavía no estoy listo para decidir qué hacer con ellas. Entonces, el proceso de organización realmente se reduce a tener un sistema para automatizar las decisiones sobre dónde va todo. Las personas desorganizadas tienen pocos o ningún sistema, por lo que deben tomar cada decisión caso por caso. Finalmente, esto se vuelve abrumador y el desorden comienza a acumularse. Las personas organizadas tomarán muchas menos decisiones a largo plazo. Lleva mucho más tiempo desorganizarse que organizarse porque las personas desorganizadas pierden mucho tiempo por la ineficiencia.

 

Aprenda a organizarse

Ahora, describamos un proceso paso a paso para organizar su oficina en casa de principio a fin. El primer paso es el análisis. ¿Cómo pasas tu tiempo en tu oficina? Haga una lista de los diferentes tipos de tareas que realiza allí y cree una lista de zonas funcionales que necesitará su oficina. Si usted es un programador, esta debería ser una tarea fácil si lo piensa en términos de diseño de un programa de computadora. Si tuviera que programar un robot para realizar todas las tareas diferentes que realizó en su oficina, ¿cómo organizaría esas tareas en módulos separados? Por ejemplo, se me ocurrió una lista de seis categorías para mí: papeleo general, trabajo en computadora, trabajo creativo, trabajo financiero, lectura comercial y procesamiento y envío de pedidos manuales. Lo ideal es crear una lista de categorías claramente definidas que se superpongan lo menos posible.

 

Luego, determine qué equipo físico y materiales necesita para cada categoría. Por ejemplo, para el trabajo creativo necesito acceso a instrumentos de escritura, cuadernos de diseño, un marcador y un panel de corcho. Para los pedidos de envío necesito acceso a materiales de embalaje, CD grabables, franqueo, una balanza postal, etc. En este paso, me di cuenta de que también necesitaba una zona de almacenamiento y referencia para mis libros, archivos y suministros adicionales.

 

Ahora que tiene sus materiales de oficina funcionalmente divididos en diferentes zonas, el siguiente paso es asignar áreas físicas de su oficina a cada zona. Idealmente, desea que estas zonas se superpongan lo menos posible, pero generalmente es necesaria cierta superposición, especialmente si usa su computadora para muchas tareas diferentes. Tómese un tiempo para determinar la disposición de los muebles que mejor se adapte a sus necesidades funcionales.

 

Una clave para esta etapa es imaginar cómo sería su oficina ideal. Olvídate de los muebles que ya tienes y no te preocupes por el costo o las limitaciones de espacio en este momento. Solo usa tu imaginación y piensa en lo que realmente querrías si el costo fuera irrelevante. Anótelo en papel e incluso dibuje el diseño de su oficina ideal, señalando qué zonas de trabajo asignaría a cada área física.

 

Ahora que sabe lo que quiere para su diseño de muebles ideal, haga una lluvia de ideas sobre las formas en que puede acercarse lo más posible a ese ideal, dadas las limitaciones de presupuesto y espacio. Muchas personas, incluido yo mismo, hemos heredado muebles viejos que ya no les sirven. El hecho de que ya lo poseas no significa que sea la opción correcta para ti hoy. No tenga miedo de vender muebles viejos y reemplazarlos por algo más funcional. Puede encontrar muchos muebles de oficina de autoensamblaje a precios razonables en las grandes superficies de la oficina, y muchos ofrecen entregas gratuitas. Compré el escritorio de mi computadora, el aparador, el gabinete del cajón rodante y el soporte de la impresora por un total de $ 99 nuevos, pero tuve que armarlos yo mismo. También compré tres mesas plegables de seis pies por alrededor de $ 35 cada una, y se pueden mover fácilmente. Además, recogí cinco estantes apilables (60 "de alto, 36" de ancho, 10 "de profundidad) por solo $ 20. Las estanterías también son baratas, alrededor de $ 40-60 por una con seis estantes. Si desea ese escritorio de caoba tallado a mano, pagará una prima por él, pero si elige las cosas básicas y funcionales, puede llenar su oficina con muebles por solo unos cientos de dólares, incluso si compra todo lo nuevo. . Mida los muebles y juegue con diferentes configuraciones en su software de edición de imágenes favorito. O haga recortes de papel para escalar y experimentar con ellos. Es mucho más fácil hacer esto que mover físicamente los muebles.

 

Ahora que se ha decidido por un diseño de mobiliario de oficina, coloque el equipo, los materiales y los suministros para cada zona en esa zona. A medida que determina cómo ubicar su oficina, es posible que desee tener suministros redundantes para mayor comodidad. Necesito instrumentos de escritura para la mayoría de las tareas, así que tengo contenedores para ellos en ambos lados de la habitación. No almacene las cosas justo donde parecen encajar. Almacene los materiales lo más cerca posible del punto donde realmente los usará. El almacenamiento inconveniente puede conducir fácilmente al desorden. Si siempre pierde bolígrafos, por ejemplo, quizás sea porque no tiene contenedores de bolígrafos ubicados donde realmente los necesita. Deje que sus necesidades funcionales dicten el diseño de su oficina.

 

En este punto, tiene un diseño agradable para el diseño de su oficina y ha planificado zonas para todas sus actividades. Pero, ¿cómo lidiar con el desorden existente y asegurarse de que no vuelva? La solución es descubrir qué patrones hay en su desorden y crear sistemas simples para manejarlo. Los montones de desorden a menudo se acumulan simplemente porque no sabe qué hacer con todos esos pedazos de papel, o aún no ha encontrado el tiempo para tomar todas las decisiones necesarias que representan esos montones.

 

Ordenar el desorden

Ordenar todos los elementos en esas pilas de desorden. Para esta tarea, puede colocar varias cajas en el piso y comenzar a colocar artículos en las cajas. La clave es ordenar los elementos de una manera que tenga sentido desde un punto de vista funcional. Pregúntese en qué condiciones se necesitaría cada artículo y ordene los artículos por condiciones similares. Por ejemplo, tenía una caja para cosas que debían archivarse, otra caja para materiales de diseño, otra caja para basura, etc. Aunque parezca una buena idea, no empieces a guardar las cosas por el momento. Cuando se acumula el desorden, generalmente hay una buena razón para ello, y desea saber por qué esos elementos se convirtieron en desorden, incluso si sabe a dónde deben ir esos elementos.

 

Ahora que ha ordenado el desorden, tome una de las cajas y eche un vistazo al contenido. Pregúntese por qué estos elementos terminaron como desorden. Lo más probable es que no tengas un buen sistema para lidiar con estos elementos. Tal vez estos elementos no tengan una casa asignada, o tal vez la ubicación de almacenamiento que les haya asignado sea demasiado inconveniente, por lo que es más fácil dejarlos fuera. Tal vez tenga elementos que necesitan ser archivados, pero aún no tiene un archivo para ellos, y sus carpetas de archivos en blanco se guardan de manera inconveniente en el fondo de su armario. Pregúntese en qué condiciones cada elemento podría no haber terminado como desorden. Esto le dará una pista sobre cómo evitar que el desorden regrese.

 

Dale a cada objeto un hogar

A medida que revisa los cuadros uno por uno, asigne un hogar a cada elemento. ¿Dónde pondrás esos viejos extractos bancarios? ¿Dónde deberían ir todas esas notas de diseño? Si tenía una caja para basura, revise esos artículos y observe lo que debería haberse tirado. Si asigna un hogar conveniente a cada artículo, estará mucho más inclinado a guardarlos. Una vez que hice esto, descubrí que mi oficina era autosuficiente. Siempre guardo las cosas porque el almacenamiento de artículos está justo al lado de donde se usan.

 

Asigne contenedores apropiados para artículos. Visite la tienda de suministros de oficina local para tener una idea de todos los diferentes tipos de contenedores disponibles. No tenga miedo de comprar un nuevo almacenamiento, como cajones y estantes, una vez que identifique la necesidad de ellos. Donde se ha acumulado el desorden, lo más probable es que los artículos no tengan hogar o el almacenamiento no sea conveniente. Reconoce tus verdaderas necesidades, no luches contra ellas. Si tiene una estantería pequeña, ¿una más alta le serviría mejor? Si su contenedor de basura parece desbordarse constantemente, reemplácelo por uno más grande o coloque varios contenedores de basura en diferentes áreas de su oficina. Encontré dos contenedores de basura que funcionan mucho mejor para mí que solo uno, así que siempre tengo uno a mano cuando lo necesito, y no tengo que vaciarlos con tanta frecuencia.

 

Durante muchos años he usado algo llamado cuadro de proyecto (similar a un clasificador de literatura) para organizar los materiales. Es una caja de madera de aproximadamente tres pies de ancho, un pie de alto y un pie de profundidad con cuatro pequeños cajones de cartón, cuatro estantes y un área de almacenamiento de libros / carpetas. Me gusta esto porque proporciona almacenamiento muy versátil y accesible. Utilizo los estantes para almacenar el papeleo actual que necesito manejar, y uso los cajones para materiales de acceso frecuente, como suministros bancarios y postales. Los cajones son totalmente extraíbles, por lo que puedo sacarlos cuando los necesite y volver a colocarlos cuando haya terminado. Cualquier tienda de oficina también tendrá una variedad de gabinetes de plástico con cajones, que van desde pequeñas unidades de escritorio hasta gabinetes de piso más grandes con ruedas. Los cajones generalmente están hechos de plástico transparente, por lo que siempre puede ver el contenido en su interior. Los cajones pequeños son excelentes para almacenar cosas como franqueo, sellos de goma y otras probabilidades y extremos que pueden abarrotar su área de trabajo.

 

Si su espacio es limitado, vaya vertical. Hay muchas unidades de almacenamiento que pueden montarse en paredes o apilarse verticalmente. También tenga en cuenta el espacio debajo de las mesas. Muchos contenedores pueden caber en esos espacios para almacenar suministros a los que se accede con poca frecuencia.

 

Guardarlo

Una vez que haya ordenado el desorden, haya elegido los contenedores correctos y haya asignado hogares convenientes para todo, tómese el tiempo para poner todo donde debería ir. Esto no debería llevar mucho tiempo si ha tomado todas las decisiones por adelantado. No tomes atajos, o volverán para atormentarte más tarde. Las personas desorganizadas hacen la vida más difícil al obligarse a tomar siempre una nueva decisión sobre dónde debe ir cada elemento. Las personas organizadas establecen sistemas para que el lugar apropiado para cada elemento sea obvio; por lo tanto, no se deben tomar nuevas decisiones cada vez. Por ejemplo, cuando recibo correo postal, automáticamente coloco las facturas y los estados financieros en el cajón de las facturas, el correo basura en la basura, las revistas en el estante de la revista y los artículos que requieren otro procesamiento en mi bandeja de entrada.

 

Para mí, el mayor beneficio de organizarse ha sido una mayor capacidad para concentrarse cuando se trabaja y una mayor capacidad para relajarse cuando no está trabajando. Trabajar en un entorno despejado y autosuficiente puede aumentar la productividad al hacer que el proceso de trabajo fluya más suavemente. Si siente que el exceso de desorden está abrumando su capacidad de relajarse y disfrutar de su entorno de trabajo, tómese el tiempo para tomar sus decisiones organizativas con anticipación sobre dónde debe ir todo y por qué. Luego, puede concentrarse en hacer su trabajo real, ya que podrá reconocer rápidamente a dónde va cada objeto y guardarlo convenientemente.



mail_outline