Planificación dinámica


Una parte del sistema de Getting Allen Done de David Allen que he descartado es la idea de ordenar las siguientes acciones por contenedores de contexto físico, como llamadas telefónicas, papeleo, trabajo en computadora, etc. Quizás eso tenga sentido si viaja 200 días al año o trabajo en un entorno de alta interrupción en el que no puede concentrarse durante más de 30 minutos a la vez, pero dado que trabajo en una oficina en casa con prácticamente todos estos contextos al alcance, encuentro que empeora mi productividad para ordenar las acciones por contexto físico. Obtengo un buen kilometraje de los recados por lotes en los que debo salir físicamente, así que mantengo una lista de recados por separado, pero de lo contrario he dejado esta parte de GTD.

 

El problema con la clasificación de acciones en contenedores de contexto es que codifica acciones de diferentes proyectos juntos. Quizás haga 5 llamadas telefónicas en un lote, cada una de las cuales está asociada con un proyecto diferente. Está bien si estás fuera de la oficina y quieres darle un buen uso a tu teléfono celular, pero ¿qué pasa si estás en tu escritorio en tu oficina? ¿Sigue teniendo sentido agrupar las llamadas telefónicas solo porque todas implican levantar el teléfono físicamente? Si las llamadas no están relacionadas, entonces diría que probablemente no.

 

Prefiero centrarme en un solo proyecto durante el mayor tiempo posible, realizando una variedad de acciones seguidas. Una vez que he cargado un proyecto en la RAM activa de mi cerebro, no me gusta descargarlo. Se pierde mucha eficiencia en el proceso de reconstrucción de la conciencia de un proyecto. Si no he trabajado en un proyecto durante un tiempo, me puede llevar de 15 minutos a varias horas recargar el proyecto por completo en mi cerebro; esto es especialmente cierto para trabajos técnicos o proyectos muy grandes y complejos. Por lo tanto, prefiero trabajar en un proyecto todo el día en lugar de hacer un puñado de diferentes acciones de diez proyectos diferentes. Me doy cuenta de que no todos tienen el lujo de hacerlo, pero yo sí.

 

Asumir demasiados proyectos a la vez y cambiar entre ellos a menudo durante el día limitará la complejidad de los proyectos que puede manejar. Esto está bien para proyectos simples o si realiza un trabajo de engranaje, pero mata la productividad en proyectos grandes donde necesita mantener mucha información en su cabeza a la vez. Algunos ejemplos de esto último serían diseñar un nuevo juego de computadora o un sitio web, escribir un libro o guión, o hacer un trabajo de planificación estratégica para un negocio. Para trabajar de manera productiva en tales proyectos, no puede seguir cambiando entre proyectos, o el trabajo tomará una eternidad. Necesita cargar un solo contexto mental y permanecer con él durante mucho tiempo, preferiblemente días a la vez, pero al menos durante varias horas. Las interrupciones menores están bien, pero desea evitar tener que volver a cargar otro contexto mental. Imagine escribir 10 libros diferentes a la vez, trabajando durante 30 minutos al día en cada uno. Sería mucho más productivo eliminar un libro a la vez.

 

A veces el contexto mental es mucho más importante que el físico. Seguir con un solo proyecto y moverse por todo el edificio de su oficina para realizar las diferentes acciones físicas puede ser mejor que quedarse en su escritorio y hacer trabajos de escritorio desde 5 proyectos diferentes. Levantarse para hacer algo en otra habitación puede costarle un par de minutos, pero cambiar de proyecto a menudo le costará mucho más. ¿Cuándo trabaja más productivamente en un proyecto? Definitivamente no durante los primeros 15-30 minutos.

 

Creo que esta es una de las causas ocultas de la dilación. ¿Qué pasa cuando postergamos? Posponemos cierto proyecto hasta el último minuto, por lo que terminamos teniendo que hacer todo (o una gran parte de él) en una sola sesión de maratón. Supongamos que pospone hacer un trabajo escolar hasta el día anterior a su vencimiento. Al postergar, finalmente te obligas a hacer todo en una sola sesión. Carga el contexto mental una vez, realiza todas las siguientes acciones en secuencia y luego termina y libera el contexto. En mi opinión, esto es muy eficiente, mucho mejor que distribuir el trabajo a lo largo de varias semanas y hacer un poco cada día (y olvidar el entendimiento que adquirió durante la semana anterior). Así es como hice las tareas cuando estaba en la universidad, y manejé 31-39 unidades por semestre. Si tuviera un gran proyecto, le asignaría un día entero y lo haría en una sola sesión: leer, investigar, escribir, editar, etc. Si tuviera que hacer un informe de un libro, lo leería. y luego escribe el informe inmediatamente después. Si un maestro asignara uno o dos meses para una gran tarea, todavía trataría de hacerlo en una sola sesión.

 

Ya no mantengo una lista separada de las siguientes acciones, aunque solía hacerlo. Ahora mantengo solo una lista de proyectos, y la dividí dinámicamente en las siguientes acciones según sea necesario. Para algunos proyectos, hago planes detallados de todas las próximas acciones, pero para la mayoría de los proyectos desgloso suficientes acciones para completar un día o dos, y luego las hago. Una vez que haya completado esas acciones, descubro más próximas acciones y luego empiezo a hacerlas. Considero que este es un equilibrio altamente productivo que evita la falta de planificación por un lado y la parálisis del análisis por el otro.

 

Piense en esto como una planificación dinámica. No tiendo a planificar los detalles de un proyecto hasta que esté en mi puerta, y mi objetivo es manejar solo 1-3 proyectos a la vez. Me apresuro, los hago, y luego me voy al siguiente proyecto. Esta cita de Tryon Edwards básicamente resume mi enfoque:

 

Donde el deber es claro, la demora es tonta y peligrosa; donde no es así, la demora puede proporcionar sabiduría y seguridad.

 

En otras palabras, si al menos sabes qué hacer hoy, entonces hazlo. Vuelva a la planificación cuando golpee el borde de la niebla nuevamente. Planificación dinámica: planificar, hacer, repetir.

 

Si un proyecto es realmente muy grande, lo dividiré en subproyectos y los subproyectos se programarán en consecuencia. Además, dado que siempre hay pequeñas cosas que hacer que no se incluyen en ningún proyecto importante (como pagar facturas y demás), agrupo esas pequeñas cosas y luego las envío en una sesión de maratón. Por ejemplo, un sábado pasé todo el día haciendo 20 reparaciones en el hogar no relacionadas. Y a menudo escribiré publicaciones de blog por unos días en una sesión, programando cada publicación para que se publique en un día diferente.

 

La desventaja de trabajar así es que una vez que he cargado un contexto mental particular, es difícil dejarlo ir. Me vuelvo semi-obsesiva. Mi teléfono sonará, o mi esposa entrará a la habitación y hablará conmigo, o mi hijo llorará en la habitación de al lado, y los desconectaré automáticamente. Es como si mi cerebro hubiera asignado toda la RAM disponible al proyecto dado, y nada más encajaría. Si algo más intenta meterse, lo ahuyentaré con un gruñido. Por otro lado, si paso un día con mi familia, generalmente estoy completamente allí con ellos, sin pensar en otros proyectos.



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