Tiempo de planificación trimestral


Hoy terminé de escribir mi plan detallado para este trimestre, que tiene aproximadamente 10 páginas. Reviso mis objetivos y planes aproximadamente cada 90 días, y encuentro que aunque esto puede ser tedioso (generalmente de 10 a 15 horas de trabajo agotador), es una herramienta esencial para mí, no solo para dirigir un negocio sino para administrar toda mi vida . La vida puede volverse bastante complicada a veces, y es fácil perder el rumbo por presiones externas si no sabe exactamente hacia dónde se dirige. Cuando trabajas durante varios días en un proyecto en particular, y surge una nueva oportunidad en un área totalmente diferente, puede ser difícil tomar una decisión clara si no puedes sacar mentalmente de ese proyecto y ve el bosque por los árboles. Tener un plan escrito que puede revisar en cualquier momento hace que sea más fácil revisar su situación actual a simple vista, para que pueda tomar decisiones más consistentes.

 

En 2001 escribí artículos sobre fijación de objetivos y planificación, y aparte de algunos pequeños ajustes, todavía sigo este enfoque básico hoy. Pero una cosa que ahora incluyo en mi documento de planificación es una lista de supuestos que hice al armar el plan. Estos son a menudo suposiciones sobre lo que espero que suceda, como cuánto tiempo creo que tomará completar un proyecto en particular. Invariablemente, tendré algunas semanas en mi plan, y llegaré a un obstáculo. Así que vuelvo a mi lista de supuestos y busco los que pueden haber resultado incorrectos. Entonces puedo ajustar esos supuestos y actualizar el plan en consecuencia. Pero si encuentro que todas las suposiciones aún parecen ser precisas, entonces generalmente me siento seguro de que el corazón del plan de alto nivel todavía está bien; es posible que solo necesite alterar la forma en que lo estoy implementando actualmente. Justo hoy tuve que rechazar dos posibles acuerdos de licencia; en la superficie parecían potencialmente lucrativos, pero a la luz de mis objetivos generales a largo plazo, está claro que estarían fuera de curso para mí.

 

Cuando crea un plan de 90 días, realmente está mirando hacia el futuro mucho más allá de solo 90 días. Normalmente pienso con anticipación al menos dos años para descubrir qué debo hacer en los próximos 90 días. Hay muchas decisiones que se ven bien cuando las considera en un plazo de 3 a 6 meses, pero cuando mira más de 2 años, parecen más problemáticas. Se parece mucho a los programas de ajedrez de IA: el jugador de la computadora pensará que un movimiento en particular es óptimo cuando mira hacia adelante 5 capas, pero cuando mira hacia adelante 10 capas, termina eligiendo un movimiento completamente diferente. Así es cuando se hacen planes a corto plazo. Creará los mejores planes si mira hacia el futuro unos años y piensa dónde terminará, y luego usa esa perspectiva a largo plazo para decidir qué debe hacer en este momento. Y para ciertas decisiones importantes, como si le gustaría tener otro hijo, es posible que desee mirar hacia adelante mucho más. La vista larga agudiza la vista corta.

 

Cuando era soltero y vivía solo y aún no había comenzado mi propio negocio, este tipo de planificación detallada probablemente habría sido excesivo. Pero ahora que mi vida es mucho más complicada, me ayuda a superar el posible atolladero de confusión y realmente concentrarme. Cuanto más complicada se vuelve mi vida, más importante me parece pasar tiempo aclarando mis objetivos y planes.

 

Lo principal que un plan escrito hace por mí es darme una sensación de paz, sabiendo que lo he pensado todo conscientemente y que todo está cubierto. Puede ser difícil tomar decisiones como ... si paso tiempo con la esposa y los hijos, o hago ejercicio, o practico mi próximo discurso, o escribo un artículo, o trabajo en mi libro, o hago algunas tareas de marketing, o juego al póker, o leer un libro? Una cosa que aprendí es que tiendo a hacer un mal trabajo al tomar este tipo de decisiones de equilibrio de forma espontánea en el momento: subrepresenta enormemente algunas áreas mientras trabajo demasiado en otras, por lo que algo importante se escapa. Simplemente no tengo tiempo para pensar con varios años de anticipación al tomar cada decisión. Es solo mediante la creación de un plan de alto nivel en el que puedo confiar que soy capaz de lograr el equilibrio correcto y hacer las cosas realmente importantes mientras decido conscientemente qué áreas pueden prestar menos atención. Puedo confiar en el plan porque sé que pasé el tiempo pensando en las cosas para crearlo, por lo que actúa como una herramienta que me ayuda a simplificar y acelerar las decisiones diarias.

 

Una vez que tenga un plan escrito sólido, el siguiente truco es aprender cómo trabajarlo de manera efectiva. Administro mi flujo de trabajo diario usando un sistema basado en el del excelente libro de David Allen Getting Getting Done Done.

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