Triplica tu productividad personal


¿Alguna vez has tenido la experiencia de mirar hacia atrás en tu semana con la sensación de que no has hecho todo lo que esperabas? Al construir una carrera exitosa o un negocio propio, su tiempo es quizás su activo más valioso, y sus ingresos son el resultado directo de cómo gasta su tiempo. No puedes comprar más tiempo del que te dan, y el reloj siempre corre. Hace unos años, descubrí un sistema simple que me permitía casi triplicar mi productividad, y en este artículo compartiré algunas ideas muy prácticas que puede aplicar de inmediato para aumentar su efectividad sin trabajar más de lo que lo hace ahora.

 

Mantenga un registro de tiempo detallado

El primer paso para administrar mejor su tiempo es descubrir cómo está gastando su tiempo actualmente. Mantener un registro de tiempo es una forma muy efectiva de hacer esto, y después de intentarlo por solo un día, inmediatamente obtendrá una tremenda visión de hacia dónde va realmente su tiempo. El mismo acto de medir a menudo es suficiente para elevar sus hábitos inconscientes a su conciencia, donde luego tiene la oportunidad de examinarlos y cambiarlos.

 

Aquí le mostramos cómo mantener un registro de tiempo. Durante el día, registre la hora cada vez que comience o detenga cualquier actividad. Considere usar un cronómetro para registrar solo los intervalos de tiempo para cada actividad. Puede hacerlo solo durante su tiempo de trabajo o durante todo el día. Al final del día, clasifique todo el tiempo en categorías generales y descubra qué porcentaje de su tiempo se dedica a cada tipo de actividad. Si quiere ser minucioso, haga esto durante una semana y calcule el porcentaje del tiempo total que dedicó a cada tipo de actividad. Sé lo más detallado posible. Tenga en cuenta cuánto tiempo pasa en el correo electrónico, leyendo grupos de noticias, navegando por la web, llamadas telefónicas, comiendo, yendo al baño, etc. Si se levanta de su silla, probablemente signifique que necesita hacer una entrada en su registro de tiempo. Normalmente termino con 50-100 entradas de registro por día.

 

Es posible que se sorprenda al descubrir que solo pasa una pequeña fracción de su tiempo de trabajo haciendo lo que consideraría trabajo real. Los estudios han demostrado que el empleado de oficina promedio hace solo 1,5 horas de trabajo real por día. El resto del tiempo se dedica a socializar, tomar descansos para tomar café, comer, entablar comunicación no comercial, barajar papeles y realizar muchas otras tareas no laborales. El empleado de oficina promedio de tiempo completo ni siquiera comienza a hacer un trabajo real hasta las 11:00 a.m. y comienza a disminuir alrededor de las 3:30 p.m.

 

Analiza tus resultados

La primera vez que mantuve un registro de tiempo, solo terminé 15 horas de trabajo real en una semana donde pasé unas 60 horas en mi oficina. Aunque técnicamente era aproximadamente el doble de productivo que el empleado de oficina promedio, los resultados todavía me preocupaban. ¿A dónde fueron esas otras 45 horas? Mi registro de tiempo lo expuso todo para mí, mostrándome todo el tiempo que no conocía conscientemente: revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia, perfeccionismo excesivo haciendo tareas que no era necesario hacer, leer demasiado las noticias, tomar también mucho tiempo para comidas, sucumbiendo a interrupciones evitables, etc.

 

Calcule su índice de eficiencia personal

Cuando me di cuenta de que pasaba 60 horas en la oficina pero solo completaba 15 horas de trabajo real dentro de ese tiempo, comencé a hacerme algunas preguntas interesantes. Mi ingreso y mi sentido de logro solo dependían de esas 15 horas, no de la cantidad total de tiempo que pasé en la oficina. Así que decidí comenzar a registrar mi índice de eficiencia diaria como la cantidad de tiempo que pasé en el trabajo real dividido por la cantidad total de tiempo que pasé en mi oficina. Si bien ciertamente me molestó que solo trabajara el 25% del tiempo inicialmente, también me di cuenta de que sería extremadamente tonto simplemente trabajar más horas.

 

Aquí está la fórmula:

 

Ratio de eficiencia = tiempo haciendo trabajo real / tiempo dedicado al trabajo

 

Reduzca sus horas de trabajo para forzar un aumento en la eficiencia

Si alguna vez trató de disciplinarse para hacer algo para lo que no estaba realmente motivado, probablemente fracasó. Ese fue, naturalmente, el resultado que experimenté cuando intenté disciplinarme para trabajar más duro. De hecho, esforzarme más me desmotivó y redujo aún más mi índice de eficiencia. Así que a regañadientes decidí probar el enfoque opuesto. Al día siguiente solo me permitiría pasar cinco horas en total en la oficina, y el resto del día no me permitiría trabajar en absoluto. Bueno, sucedió algo interesante, como estoy seguro de que te puedes imaginar. Mi cerebro debe haber tenido la idea de que el tiempo de trabajo era un bien escaso porque trabajé casi las cinco horas seguidas y obtuve un índice de eficiencia de más del 90%. Continué este experimento durante el resto de la semana y terminé haciendo aproximadamente 25 horas de trabajo con solo 30 horas en total en mi oficina, para una relación de eficiencia de más del 80%. Así que pude reducir mi tiempo de trabajo semanal en 30 horas y al mismo tiempo realizar 10 horas más de trabajo real. Si su registro de tiempo muestra que su índice de eficiencia está en el lado bajo, intente limitar severamente la cantidad total de tiempo de trabajo por un día y vea qué sucede. Una vez que su cerebro se da cuenta de que el tiempo de trabajo es escaso, de repente se vuelve mucho más eficiente porque tiene que serlo. Cuando tiene limitaciones de tiempo, generalmente encontrará una manera de hacer su trabajo. Pero cuando tienes todo el tiempo del mundo, es demasiado fácil ser ineficiente.

 

Aumente gradualmente las horas de trabajo mientras mantiene la eficiencia máxima

Durante un período de algunas semanas, pude mantener mi índice de eficiencia por encima del 80% mientras aumentaba gradualmente mi tiempo total de oficina semanal. He sido capaz de mantener esto durante muchos años, y comúnmente obtengo alrededor de 40 horas de trabajo real cada semana, mientras solo paso alrededor de 45 horas en total en mi oficina. He aprendido que esto es ideal para mí. Si trato de pasar más tiempo en la oficina, mi productividad disminuye rápidamente. Lo interesante es que el sistema que me permitió optimizar mi efectividad en el trabajo también creó una gran cantidad de equilibrio en todas las demás áreas de mi vida. A pesar de que pude utilizar este enfoque para triplicar la productividad de mi negocio, aún gané mucho tiempo para perseguir intereses personales.

 

El registro del tiempo es la opción inteligente para garantizar una productividad óptima sin aumentar sus horas. Pero el registro del tiempo solo debe hacerse periódicamente para proporcionar estos beneficios. Lo hago durante una semana cada 3-6 meses, y con los años ha marcado una gran diferencia para mí, siempre brindándome nuevas distinciones. Si paso demasiados meses sin registrar el tiempo, mi productividad disminuye gradualmente a medida que vuelvo a los hábitos inconscientes de pérdida de tiempo. Probablemente descubrirá, como yo, que sus intuiciones acerca de su productividad están estrechamente relacionadas con la cantidad de trabajo real que realmente realiza. Cuando sienta que su productividad es más baja de lo que desea, aumente su conciencia a través del registro del tiempo, mida su índice de eficiencia y luego optimice su eficiencia para aumentar su productividad de nuevo a donde pertenece. El registro del tiempo es una actividad de alto apalancamiento que requiere muy poco tiempo y esfuerzo de implementación, pero la recompensa a largo plazo es tremenda.



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